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Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Errado
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A classificação dos documentos do arquivo pode seguir três critérios:
Funcional: classifica de acordo com a função e às atividades do seu produtor e/ou recebedor. É o critério mais flexível.
Estrutural: classifica levando em conta a estrutura organizacional.
Assunto: classifica de acordo com o conteúdo dos documentos.
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Gabarito Errado.
Cabe ressaltar que a espécie é um dos requisitos essenciais para classificação, mas não o único, como dá a entender o enunciado.
A classificação de documentos ocorre quanto:
I- À ENTIDADE ARQUIVÍSTICA (pública ou privada/ pf ou pj...)
II- AO GÊNERO DOS ARQUIVOS (textuais, filmográficos, iconográficos, sonoros, audiovisuais).
III- À ESPÉCIE DOS ARQUIVOS (atos normativos, enunciativos, de assentamento, comprobatórios, de ajuste e de correspondência).
IV- À NATUREZA DOS ARQUIVOS (especiais = vários tipos de suporte o constituem/ especializados= em uma área do conhecimento humano)
V- AO SUPORTE DE INFORMAÇÃO (papel, cd... etc)
VI- AOS VALORES DOS ARQUIVOS (valor primário ou administrativo= contempla os arquivos correntes e intermediários/ valor secundário ou histórico= arquivos permanentes).
Fonte: Arquivologia Facilitada João Tiago e Leonardo Reis.
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Resposta: Errada
Classificação dos arquivos:
Quanto as entidades mantenedoras - podem ser: públicos, institucionais, comerciais, familiares
Quanto a entidade produtora - podem ser classificados em: públicos e privados
Quanto aos estágios de evolução - podem ser: correntes, intermediários e permanentes
Quanto a extensão de sua atuação - podem ser: setoriais e centrais
Quanto a atureza dos documentos - podem ser: especiais ou especializados
Classificação dos documentos
Podem ser: por gênero, espécie, o tipo documental e a natureza do assunto.
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Classificação dos documentos:
1-Quanto ao Gênero
2- Quanto à espécie
3-Quanto a natureza do assunto
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ASSUNTO *
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ERRADO
Não existe a "forma mais adequada de classsificar". A classificação vai depender das atividades do órgão.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS: "GEN"
- Gênero:
*Documentos escritos ou textuais: Documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatórios, certidões.
*Documentos iconográficos: Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.: fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras.
*Documentos sonoros: Documentos cuja informação esteja em forma de som/áudio. Ex.: escuta telefônica, discurso gravado em fita.
*Documentos filmográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: filmagens e vídeos.
*Documentos informáticos ou digitais: Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrônicos para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
*Documentos cartográficos: Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.: mapas e plantas.
*Documentos micrográficos: Documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.
- Espécie: É o modelo do documento:
*Ata
*Atestado
*Certidão
*Memorando
*Ofício
*Edital
- Natureza do assunto:
*Ostensivos
*Sigilosos
FONTE: Arquivologia para concursos públicos - Teoria, legislação e questões - Ed. 2015 - pág. 26
http://www.okconcursos.com.br/apostilas/apostila-gratis/112-arquivologia/172-especies-de-documentos#.WgWEPFtSzIU
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nao entendi a pergunta...o genero nao é um tipo de classificação ?O q esta de errado ae ?
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Creio que o que a questão quis abordar foi o fato de cada instituição possuir seus próprios critérios para classificar seus documentos, a partir do seu Plano de Classificação particular. Já vi algumas quesões cobrando isso. Eis o que está nos meus resumos de estudo:
*CLASSIFICAÇÃO: É realizado o procedimento de classificação ou ratificação/retificação do documento recebido com base em um esquema de distribuição de documentos em classes, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Para isso é indispensável conhecer bem o funcionamento das atividades desempenhadas pelo órgão.
A classificação para se realizar, necessita de um instrumento denominado Plano de Classificação.
O Plano de Classificação tem a finalidade de organizar os documentos a partir de seus assuntos, de modo a facultar o arquivamento correto dos mesmos nas suas respectivas classes. É elaborado com base na função e na atividade da organização. Parte do geral para o particular. O código de classificação desenvolvido pelo CONARQ deve ser seguido pelo poder executivo nas suas atividades meio.
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A classificação adequada do documento é realizada conforme o código de classificação. que pode ser elaborado com base na estrutura institucional, nas funções ou atividades produtoras do documento, ou nos assuntos de que a instituição trata. Em resumo, o código de classificação deve mostrar e refletir a relação entre os documentos de arquivo e as ações que os geraram.
A espécie documental não é elemento que deve ser utilizado para classificar documentos, pois esta trata-se de estudos sobre sua configuração física. A configuração física do documento é de estudo da Diplomática. Este estudo não está relacionado com os objetivo ou motivos de origem do documento, sendo que não serve para mostrar as relações entre este e as atividades geradoras. Portanto, a espécie documental não pode se utilizada para classificar documentos, uma vez que seu estudo não considera as relações entre o documento e suas origens.
Gabarito do professor: Errado
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Comentario do Professor:
A classificação adequada do documento é realizada conforme o código de classificação. que pode ser elaborado com base na estrutura institucional, nas funções ou atividades produtoras do documento, ou nos assuntos de que a instituição trata. Em resumo, o código de classificação deve mostrar e refletir a relação entre os documentos de arquivo e as ações que os geraram.
A espécie documental não é elemento que deve ser utilizado para classificar documentos, pois esta trata-se de estudos sobre sua configuração física. A configuração física do documento é de estudo da Diplomática. Este estudo não está relacionado com os objetivo ou motivos de origem do documento, sendo que não serve para mostrar as relações entre este e as atividades geradoras. Portanto, a espécie documental não pode se utilizada para classificar documentos, uma vez que seu estudo não considera as relações entre o documento e suas origens.
Gabarito do professor: Errado
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Não existe forma correta de classificação de documentos: podem ser por NATUREZA, ESPÉCIE ou GÊNERO.
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É feita de acordo com o Plano de Classificação.
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tabela de temporalidade = instrumento de gestão aprovado por autoridade p/ gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos
------ tabela é fruto da atividade de Avaliação - inserida dentro da fase de Destinação.
Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a prazos de guarda e
a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
Destinação: com base na avaliação, quanto ao encaminhamento para guarda permanente, descarte ou eliminação.
Plano de Destinação: Esquema no qual se fixa a destinação dos destinação documentos.
classificação dos documentos em função de seu valor:
- Permanentes Vitais: Aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização;
- Permanentes: Os que, pela informação que contêm, devem ser conservados indefinidamente;
- Temporários: Quando se pode determinar um prazo ou uma data em particular a partir da qual o valor do documento deixará de existir
métodos de arquivamento
Sistema Direto: busca feita diretamente no local de sua guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de consulta;
Sistema Indireto: precisaremos consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente.
Sistema Semi-indireto: letras e números para classificação - A esse sistema pertence o método alfanumérico
------------------------------- impede sua classificação em tanto nos métodos básicos como nos métodos padronizados de arquivamento.
Valor Primário: em função do interesse que possa ter para a entidade produtora - para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor Fiscal: Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais.
Valor Legal: Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.
Valor Administrativo: Valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
Arquivo Intermediário:
- Documentos de Interesse Primário Reduzido: são os documentos que
acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim serão regularmente
consultados, devem ser ainda armazenados próximos da repartição
(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas
considerável, de serem solicitados.
- Documentos de Interesse Primário Mínimo: Estes já podem ser
guardados mais longe, pois o interesse administrativo é mínimo
Documentos de Interesse Secundário Potencial: A mesma coisa que o item de cima, só que com muito menos interesse administrativo. Eles estão apenas aguardando a hora da morte
arquivos permanentes - valor secundário (histórico, informativo ou probatório) - guardado permanentemente
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Métodos Básicos:
- Alfabético:
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra anterior
As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais
- grau de parentesco (Júnior, Neto, Sobrinho e assemelhados) são parte do último sobrenome, mas desconsiderados na ordenação alfabética
- Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados pelo penúltimo sobrenome
- Os nomes orientais (asiáticos, japoneses, chineses ou coreanos, Oriente Médio, árabes) são registrados tais como se apresentam
- Pais (El) / Washington Post (The)
- Geográfico:
Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo
Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo
Brasil - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
França -Paris - FRANÇOIS, Jacque
- Numérico:
numérico simples
Numérico Cronológico
Numérico Dígito-Terminal: números dividos em grupos de dígitos
- Ideográfico: assunto
Método Ideográfico Alfabético Dicionário
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico
Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o método Enciclopédico, mas adicionaremos um número antes de cada classe de assunto
Método Ideográfico Numérico Decimal
100 - Departamento Pessoal
110 - Admissão
111 - Exame Médico
112 - Documentos de Interesse do Empregado
Método Ideográfico Numérico Unitermo = indexação coordenada
Tesauro: Vocabulário controlado que reúne termos derivados da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semântica, com indicação de relações de equivalência, hierárquicas, partitivas, de negação e funcionais estabelecidas entre eles.
Métodos Padronizados:
- Variadex - É uma variação do método alfabético - utiliza cores para auxiliar na memorização
- Automático - combinações de letras, números e cores
- Soundex - critério fonético.
- Mnemônico - letras que compõem as palavras serão consideradas símbolos, facilitando a recuperação memorizada
- Rôneo - obsoleto - era um método que se servia de letras, números e cores
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gênero - forma na qual a informação se manifesta - leva em consideração o suporte e o formato
escrito ou textual
digital
Iconográficos
Sonoros
Cartográficos
minigráfico
Filmográficos
espécie - relacionada ao aspecto externo - natureza da informações contidas. Não tem a ver com o suporte!
"Conscriptio" = espécie = composição
ata, carta, decreto, memorando, ofício,
disco, filme,
folheto, folheto
fotografia, fotografia
planta, planta relatório
Tipo Documental: diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro.
espécie + partícula “de” + função a ser desempenhada pelo documento
cartas precatórias, cartas de ordem, cartas-patentes,
decretos regulamentar, decretos-leis, decretos legislativos,
daguerreótipos, litogravuras, serigrafias,
"actio" = propósito a ser obtido por esta espécie
FORMA
minuta / rascunho
original
cópia
Formato = aspecto físico.
“papel”,
livros,
cadernos
cartões
quanto ao assunto = ostensivos OU sigilosos.
A tipologia arquivística busca reconhecer em cada documento:
1 - Proveniência
2 - Vinculação à competência e atividades da entidade acumuladora
3 - Associação entre a espécie documental e o tipo documental
4 - Conteúdo do documento
5 - Datação
diplomática = “Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos
organização dos arquivos em quatro fases:
- Levantamento de dados
- Análise dos dados coletados
- Planejamento
- Implantação e acompanhamento
controle --- protocolo --- atividades: Recebimento, Registro, Distribuição, Movimentação e Expedição
tarefas que compõem a gestão de documentos:
Produção;
Tramitação;
Uso;
Avaliação;
Arquivamento.
- ----------------------- três fases básicas da gestão documental: Produção, Utilização e Destinação
1ª IDADE - correntes
2º IDADE - intermediários - por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento permanente.
guarda temporária ou pré-arquivo = purgatório, limbo e arquivo morto
3º IDADE - permanentes - valor histórico, probatório e informativo - definitivamente preservados - inalienáveis e imprescritíveis.
Fase Valor Pode ser eliminado? Gestão de documentos?
Corrente Primário Sim Sim
Intermediária
Permanente Secundário Não Não
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não existe apenas uma categoria correta para classificar os documentos
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CLASSIFICAÇÃO:
• É a separação dos documentos por ASSUNTO ou por ÁREA.
ERRADA!
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GABARITO: ERRADO
A classificação adequada do documento é realizada conforme o código de classificação. que pode ser elaborado com base na estrutura institucional, nas funções ou atividades produtoras do documento, ou nos assuntos de que a instituição trata. Em resumo, o código de classificação deve mostrar e refletir a relação entre os documentos de arquivo e as ações que os geraram.
A espécie documental não é elemento que deve ser utilizado para classificar documentos, pois esta trata-se de estudos sobre sua configuração física. A configuração física do documento é de estudo da Diplomática. Este estudo não está relacionado com os objetivo ou motivos de origem do documento, sendo que não serve para mostrar as relações entre este e as atividades geradoras. Portanto, a espécie documental não pode se utilizada para classificar documentos, uma vez que seu estudo não considera as relações entre o documento e suas origens.
fonte: qconcursos
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Não existe a "forma mais adequada de classsificar".
A classificação vai depender das atividades do órgão.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS: "GEN"
GENERO
ESPECIE
NATUREZA
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O conceito de CLASSIFICAÇÃO em Arquivologia, pode ter 3 definições e aplicações, a saber:
1) ASSUNTO atribuído ao documento;
2) ORDENAÇÃO, onde escolhe-se APENAS 1 CRITÉRIO para se ordenar os documentos (alfabético, numérico, alfanumérico);
3) SIGILO, onde se atribui de acordo com legislação específica o nível de sigilo do assunto do documento.
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Direto ao ponto:
A classificação adequada do documento é realizada conforme o código de classificação, e não com a espécie do documento.
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Gabarito: errado
Fonte: Mayko Gomes e anotações no caderno
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Direto ao ponto:
A classificação adequada do documento é realizada conforme o código de classificação, e não com a espécie do documento.
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Gabarito: errado
Fonte: Mayko Gomes e anotações no caderno
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Os documentos de arquivos devem ser classificados a partir de um plano ou código de classificação, elaborados a partir das funções ou atividades que deram origem ao documento.