SóProvas

ID
2502076
Banca
Quadrix
Órgão
CRF - MT
Ano
2017
Provas
Disciplina
Arquivologia
Assuntos

O Agente Administrativo tem como atribuição, entre outras, arquivar/registrar documentos e cuidar de sua tramitação. A gestão de documentos é operacionalizada por meio de planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, e possui três fases básicas: produção, utilização e destinação. Na fase da utilização, estão incluídas quais atividades?


I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.

II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.


Pode-se afirmar que:

Alternativas
Comentários

  • Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.

  • III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.              

    -->Essa é da fase Produção

  • Eu aprendi recentemente que atividade de protocolo só inclue arquivos na fase corrente.

  • FASES DA GESTÃO

     

    1- Produção – Esta fase diz respeito à elaboração dos documentos em função das atividades da instituição 


    - assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais à administração, sem duplicidades;


    - consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no decorrer do tempo 

     

    2- Utilização –    Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos; Tramitação.   

             
    - Expedição, de organização e arquivamento dos documentos, quando estiverem nas fases corrente e intermediária;

    Tramitação   - Política de acesso aos documentos do arquivo;  Uso


    Na fase de Utilização estão concentradas todas as atividades relacionadas ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a própria organização dos documentos, e até mesmo a sua classificação, de maneira a permitir a recuperação da informação.

     

    - Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente estão:

    protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.

     

    protocolo:  realiza as seguintes atividades:
    - Recebimento
    - Registro

    - Autuação
    - Classificação
    - Expedição/Distribuição
    - Controle/Movimentação

     

    - O arquivo intermediário também pode receber as denominações de guarda temporária ou pré-arquivo - purgatório, limbo e arquivo morto.

     

    atividades dos Arquivos Correntes, e, naquilo que for comuns, do Arquivo Intermediário:

      Inspeção: examinar o do, verificando se despacho  destina-o ao arquivo,

      Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação,

              expedição - para fora da unidade

    Ordenação

    arquivamento - emprestimo / consulta

     


    3- Destinação –    Avaliação e Arquivamento,

     Envolverá a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, buscando fixar prazos para a permanência de cada documento nas fases
    corrente e intermediária, e ainda decidir sobre quais documentos serão descartados ao final dessas fases, e quais deles serão direcionados ao arquivo permanente

    A partir da avaliação, há dois caminhos possíveis:

    -  a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente (ATINGIDO VALOR SECUNDÁRIO)

     

    -- TABELA DE TEMPORALIDADE -  fruto da atividade de Avaliação - inserida na  fase de Destinação.

     

    Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e destinação

    de acordo com os valores que lhes são atribuídos.


    Destinação:  Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.


    Plano de Destinação: Esquema p/  destinação dos destinação documentos.

     

    Quando um documento é criado, ele possui valor primário - importância administrativa, ou valor administrativo.

    O documento é criado ou recebido pela instituição para que ela cumpra suas finalidades.


    - valor secundário (mediato, acessório, histórico ou cultural), de interesse para outros indivíduos que não o usuário inicial.

    O valor secundário mais lembrado em provas é o valor histórico, PROBATÓRIO.

    - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

  • Gab. d)

    I. De protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária.

    II. A elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e a recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

    III. A elaboração padronizada de tipos/séries documentais e a implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. (Refere-se à fase de produção)

  • Vamos analisar os itens um por vez:

    I - Na fase de produção da gestão de documentos estão atividades que envolvem o manuseio do documento já produzido, como: empréstimo, consulta, protocolo, ordenação, classificação, arquivamento, etc. Correto.
    II - Como vimos anteriormente, as atividades de empréstimo e consulta estão na fase de produção, bem como qualquer tarefa ligada a elas (neste caso, elaboração de normas para empréstimo e consulta). Correto.
    III - A definição de padrões de documentos e formulários, bem como a definição de ferramentas e métodos que serão utilizados para produzir documentos, estão na fase de produção. São desta fase todas as atividades que envolvem estudos, planejamentos e definições de padrões que se possa iniciar a produção de documentos. Errado.

    Portanto estão corretas somente as afirmativas I e II.

    Gabarito do professor: Letra "D"

  • Autor: Mayko Gomes , Professor de Arquivologia

    Vamos analisar os itens um por vez:

    I - Na fase de produção da gestão de documentos estão atividades que envolvem o manuseio do documento já produzido, como: empréstimo, consulta, protocolo, ordenação, classificação, arquivamento, etc. Correto.
    II - Como vimos anteriormente, as atividades de empréstimo e consulta estão na fase de produção, bem como qualquer tarefa ligada a elas (neste caso, elaboração de normas para empréstimo e consulta). Correto.
    III - A definição de padrões de documentos e formulários, bem como a definição de ferramentas e métodos que serão utilizados para produzir documentos, estão na fase de produção. São desta fase todas as atividades que envolvem estudos, planejamentos e definições de padrões que se possa iniciar a produção de documentos. Errado.

    Portanto estão corretas somente as afirmativas I e II.

    Gabarito do professor: Letra "D"

  • Ué, não entendi.. A questão pede as alternativas da fase de utilização, e o professor fala que a I e a II são fase de produção, mas coloca como corretas???

  • Verdade Milena, creio que houve confusão, ele quis se referir a fase de utilização.

  • Gabarito: Letra D

    I. correto

    II. correto

    III. errado

    FASE DE PRODUÇÃO: deve-se otimizar a criação de documentos para que sejam criados apenas aqueles indispensáveis à administração da instituição, evitando-se a produção de documentos não essenciais; diminuindo com isso o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado; e garantindo, assim, o uso adequado dos recursos reprográficos e informáticos.

     

    FASE DE UTILIZAÇÃO: ocorre o fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a guarda após cessar seu trâmite. Portanto, estão incluídas as atividades de protocolo e de recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

     

    FASE DE DESTINAÇÃO: concentra-se uma das atividades mais complexas da gestão de documentos: um trabalho multidisciplinar que consiste em atribuir valor aos documentos e analisar seu ciclo de vida, visando a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária, e sua destinação final, ou seja, o recolhimento para guarda permanente ou eliminação.

     

    Fonte: Cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais (2014)

  • chega a ser ridículo um professor justificar o gabarito de uma questão com certo ou errado. saravá!!!!!!!