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Gabarito C
SÃO AS SEGUINTES OPERAÇÕES PARA O ARQUIVAMENTO (TEÓRIA)
a. Inspeção (exame, por intermédio da leitura do documento para verificar se o mesmo se destina a arquivamento);
b. Estudo (Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.);
c. Classificação (Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo);
d. Codificação (Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado);
e. Ordenação (É o processo intelectual ligado ao agrupamento dos documentos em sua classe, ou seja, de acordo com a classificação e a codificação adotadas (=dados repetitivos dos doc. analisados). Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho);
f. Guarda dos documentos (é o arquivamento propriamente dito).
(CESPE/MPU-Arquivista/2013) O arquivamento pode ser feito não apenas pelas unidades político-administrativas da organização que acumulam os documentos, mas também pelo setor de protocolo (Certo).
(FUNCERN/IF-RN/2015) O conceito de métodos de arquivamento é: sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros e a identificação de cada unidade.
(UFPA/2017) A sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade é um método que deverá ser executado pelo Técnico em Arquivo no seu dia a dia. Este método é denominado ARQUIVAMENTO (não confundir com ordenação);
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Para ajudar a lembrar: IEClaCOA
Inspeção
Estudo
Classificação
Codificação
Ordenamento
Arquivamento
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3.3. Arquivamento (na fase corrente)
3.3.1. Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o
mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro,
por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a
fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as
referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos
antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
• ordenação – é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a
classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as
tarefas.
• arquivamento – é a guarda do documento no local designado.
Arquivologia para Concursos- 4 ed. Renato Valentini, p.69
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Mnemônico que fiz e me ajuda bastante nessa: InEsCla CodOrGua
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Voce pega o documento e....
1) OLHA o documento
2) LÊ o documento
3) CLASSIFICA
4) CODIFICA
5) ORDENA
6) ARQUIVA
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Pense nas fases - codificação, classificação, estudo e ordenação - como processos.
Primeiro eu preciso conhecer o documento, então eu preciso lê-lo (estudo); posteriormente, vou aplicar o que eu descobri sobre a atividade e a função que ele representa no código de classificação (classificação); agora é a hora do arquivamento, então vou escolher o método a ser utilizado; por último posso ordenar esses documentos de acordo com a classificação (de acordo com o plano de classificação ) e codificação, fisicamente.
Resposta: C
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III - II - I - IV
Estudo ➡ Classificação ➡ Codificação ➡ Ordenação
I - Codificação ̶ inserção de códigos nos documentos de acordo com o método adotado.
II - Classificação ̶ análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
III - Estudo ̶ leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
IV - Ordenação ̶ disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
Gabarito C. ✅
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- etapas sequenciais que o profissional de arquivos deve respeitar antes de efetuar o arquivamento
Estou fazendo as tarefas: EU GOCCEI o contrário
Eu INSPECIONEI, ESTUDEI, CLASSIFIQUEI, CODIFIQUEI, ORGANIZEI E GUARDEI
> Inspeção: CHECAR se o documento está mesmo destinado ao arquivamento. Para isso deve ser lido o ÚLTIMO DESPACHO para observar se há instrução clara para o arquivamento.
>Estudo: LEITURA cuidadosa do documento para que se possa determinar com exatidão em que ASSUNTO o documento deverá ser CLASSIFICADO e quais as suas eventuais REFERÊNCIAS CRUZADAS.
>Classificação: IDENTIFICAR os assuntos PRINCIPAL e SECUNDÁRIO do documento, assim como REGISTRAR as suas referências CRUZADAS.
>Codificação: ATRIBUIR ao documento o CÓDIGO correspondente a sua classificação, conforma análise na etapa anterior.
>Ordenação: REUNIR os documentos classificados sob um mesmo assunto
>Guarda de documentos: COLOCAR o documento na sua respectiva pasta (seja ela física ou eletrônica), caixa, arquivo, estante, etc. É o arquivamento propriamente dito