GABARITO:D
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. [GABARITO]
Fases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok?
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto dearquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.