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Porque não é produção?
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Gestão de documentos: PUD
PRODUÇÃO
UTILIZAÇÃO (protocolo)
DESTINAÇÃO
As fases descritas na questão se referem as fases da atividade de PROTOCOLO.
Deus nos honra!
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SOBRE A -----> Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.
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Letra D.
Só há 3 fases na Gestão Documental:
Produção - palavra-chave: elaboração
Utilização - palavras-chaves: controle e organização
Destinação - palavras-chaves: análise e fixação de destino (recolher ou eliminar)
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FASES DA GESTÃO ARQUIVÍSTICA: PUC DF
PRODUÇÃO
UTILIZAÇÃO (ATIVIDADES DE PROTOCOLO)
CONSERVAÇÃO
DESTINAÇÃO FINAL
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Gabarito: D
Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Marcos Liveira, pq se vai p recebimento, classificação, registro, distribuição... o documento já existe, logo, não pode ser produção.
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PRODUÇÃO:
- Elaboração dedocumentos/produção;
- Evita criação de documentos desnecessário (racionalização);
- Criação de modelos de formulários;
- Estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos.
UTILIZAÇÃO:
- Uso/Tramitação;
- Protocolo;
- Organização;
- Arquivamento (c,i)
- Elaboração de normas de acesso (consulta, empréstimo).
DESTINAÇÃO:
- Avaliação;
- Eliminação;
- Arquivamento (permanente);
- Prazo de Guarda.
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Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Prof. Lincoln Barros
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A questão trata das atividades desenvolvidas no âmbito do programa de gestão de gestão de documentos, com base na obra "Arquivo: teoria e prática" da Professora Marilena Leite Paes.
a) Segundo a Professora Marilena Leite Paes, na obra "Arquivo: teoria e prática", a fase de produção
"refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor."
Exemplos de atividades: padronização de estrutura e revisão da necessidade de produção dos documentos.
Errada.
b) Segundo a Professora Marilena Leite Paes, na obra "Arquivo: teoria e prática", a fase de avaliação
"se desenvolve mediante a análise e a avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda".
Errada.
c) A fase de produção também pode ser chamada de fase de criação (letra A).
Errada.
d) Segundo a Professora Marilena Leite Paes, na obra "Arquivo: teoria e prática",
"Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições." Certa.
e) A fase de avaliação também pode ser chamada de fase de destinação (letra B). Errada.
Fonte: Paes, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2004.
Gabarito do Professor: Letra D.