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Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem paticulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
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Protocolo inclui recebimento e classificação
, registro e movimentaçao
Recebimento e classificação
Rotinas
-Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso
-Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários
-Abrir a correspondências ostensiva
Quanto a natureza do assunto
A classificação de ostensivo é dado aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração
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Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.
O CESPE falseou a questão colocando o NÃO. Assim os ostensivos são os que podem ser abertos.
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Etapas existentes no PROTOCOLO:
- Recebimento; receber os documentos internos e externos.
- Registro: cadastrar os dados básicos do documento para localização futura.
- Autuação; transformar o documento em processo, se for o caso.
- Classificação: de acordo com o assunto, atribuindo um código.
- Controle de Movimentação: identificação dos detentores do documento, sendo mantido um registro histórico dos mesmos.
- Distribuição/Expedição: remessa do documento, internamente ou externamente.
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Procedimentos a serem observado pelo Protocolo:
1. Receber a correspondência
2. Separar a correspondência oficial da particular
3. Distribuir a correspondência particular (sem abri-la! imagine alguém vendo seu extrato bancário....)
4. (Agora o protocolo só está com a correspondência oficial) Separar a correspondência ostensiva da sigilosa
5. Encaminhar a correspondência sigilosa (sem abri-la)
6. Abrir a correspondência ostensiva
6.1. Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, verificando a existência de antecedentes (requisitar ao arquivo estes antecedentes)
6.2. Interpretar e classificar a correspondência ostensiva, por assunto
6.3. Efetuar algumas ações burocráticas: carimbar, anotar data da primeira distribuição, lançar resumo na ficha de protocolo
6.4. Encaminhar ao setor de registro e de movimentação
(SÓ SE É ABERTA A CORRESPONDÊNCIA OFICIAL OSTENSIVA)
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Os únicos documentos que podem ser abertos são os OFICIAIS OSTENSIVOS.
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GABARITO: ERRADO
Etimologicamento a palavra ostentar, ostensível, significa mostrar, exibir, exemplo: A Rainha da Inglaterra ostentava a sua coroa real e um colar de esmeraldas no pescoço.
Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.
CORREÇÃO:
Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo podem ser abertos, devendo ser analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
Quanto à natureza do assunto
- Ostensivos: Não há necessidade de ter acesso restrito, pois sua natureza de assunto não prejudica a administração;
- Sigilosos: São aqueles que, por seu conteúdo, devem ter o acesso restrito. No Brasil, há diferentes graus de sigilo (reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto)
- http://pt.wikipedia.org/wiki/Documento
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Resposta: ERRADO
A Classificação é uma atividade de controle do protocolo onde consiste na classificação dos documentos em relação ao assunto a que se referem. Ou seja, os documentos serão separados em: ostensivo, sigiloso e Particular. Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, enquanto os de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários;
Fonte: Renato Valentini, 2012.
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Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação não é prejudicial quando for de conhecimento geral.
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Os documentos ostensivos ou ordinários é aquele que quando divulgado não prejudica os interesses da instituição. Assim, o Protocolo pode abrir livremente tais documentos de arquivos.
Bons estudos!
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Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo podem ser abertos pois não acarretam prejuízo aos interesses da instituição.
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Os documentos SIGILOSOS/PARTICULARES que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.
Os documentos ostensivos deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
GAB: ERRADO
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E mais: os documentos sigilosos que chegam ao protocolo não são classificados (justamente por não serem abertos), mas são registrados.
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Gabarito: ERRADO.
Recebimento e Classificação
Principais atividades:
- recebe o documento;
- separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso);
- encaminha os documentos de natureza SIGILOSA e PARTICULAR aos determinados destinatários;
- interpreta e classifica os documentos ostensivos;
- encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.
Renato Valentini - Arquivologia para Concursos, 4ª Edição.
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Atividades de protocolo:
- Receber a correspondência;
- Separar a correspondência oficial da particular;
- Distribuir a correspondência particular;
- Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, ao menos;
- Elaboração de resumo do assunto;
- Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário;
- Enviar as correspondências oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários ( Não se classifica ).
*** Isso é muito cobrado em prova. Fiquem atentos.
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Gabarito: errado
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Protocolo não tem : EE AA DD
Eliminação
Empréstimo
Arquivamento
Avaliação
Descarte
Despacho
Atividades de protocolo:
- Receber a correspondência;
- Separar a correspondência oficial da particular;
- Distribuir a correspondência particular;
- Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, ao menos;
- Elaboração de resumo do assunto;
- Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário;
- Enviar as correspondências oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários ( Não se classifica ).
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Errado.
Natureza do assunto>>subdivide-se em: ostensivos e sigilosos.
Ostensivo: Livre conhecimento do público em geral. São documentos que devem ser verificados para saber se o destino pretendido é pertinente ao assunto do documento.
Sigilosos: ultrassecretos, secretos e reservados. Não se classifica documento sigiloso, pois para classificá-lo é necessário abrir o documento, o que não é permitido que o setor de protocolo o faça caso o documento for sigiloso, portanto, o documento será apenas encaminhado ao seu destinatário.
Um documento sigiloso deve ser de conhecimento restrito e requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, impedindo a sua divulgação.
Segundo Marilena Leite Paes no seu livro Arquivologia: Teoria e Prática: (pág. 30) "consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Pela sua importância, a matéria é objetivo de legislação própria".
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Os documentos SIGILOSOS E PARTICULARES que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.
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Gab. Errado
Sigiloso: encaminha ao destinatário
Ostensivo: pode abrir