Correto. Arquivamento (fase corrente) Para evitar que você confunda este conceito com o de arquivamento da fase permanente, farei sempre a ressalva “(fase corrente)” quando estiver falando do arquivamento nesta fase. Muito bem (para evitar o uso do meu viciado “pois bem” :P), gostaria que você afastasse a ideia (se é que já não afastou) de que arquivar um documento
compreende arremessá-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais importante que guardar um documento (arquivar) é encontrá-lo rapidamente quando necessário (recuperar as informações).
E para que isso seja possível, costuma-se realizar quatro etapas para proceder ao arquivamento:
- Inspeção: examinar o documento, verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo, e não a outro setor;
- Análise: também chamada de estudo, classificação ou codificação, compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado corretamente, adotando-se o código de classificação apropriado, e realizando as referências necessárias (você quer encontrar este documento, não é mesmo?).
Também envolve a verificação de documentos antecedentes àquele que está sendo arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).
- Ordenação: este tópico vai tirar seu sono daqui há pouco. Ordenação diz respeito à maneira como os documentos são dispostos no arquivo, levando-se em conta a classificação e a codificação adotada pelo próprio arquivo. Entretanto,
este tema precisa ser visto com mais profundidade no tópico “Regras de Arquivamento”. Será objeto de tópico a parte, logo mais.
- Arquivamento: e finalmente chegamos na guarda do documento no local designado para tanto.
Fonte: Felipe Petrachini
Algumas definições importantes em arquivologia:
DOSSIÊ : Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
PROCESSO: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial que constitui uma unidade de arquivamento.
VOLUME: Folhas encadernadas, sejam manuscritas, datilografadas ou impressas.
Fonte: Profº Kátia Quadros.