Características de um Documento Arquivístico
Completude:
Requer elementos da forma intelectual: articulação do conteúdo e anotações
Elementos mínimos (segundo UBC)
Para Documento Tradicional: data, atestação (nome do autor/escritor), direção (destinatário e recebedores de cópias), dispositivo (identificação da ação)
Para Documento Eletrônico: data de transmissão, data de recebimento e local onde o documento é feito e/ou transmitido, título e/ou assunto, titulação (endereço do originador) + elementos de documento tradicional
Confiabilidade / Fidedignidade
Requer completude, controle de criação e confiabilidade do autor
Integridade
inalterado
Identidade
único, identificação única, unicidade
Autenticidade (documento autêntico)
Depende da identidade e integridade
Requer mesmo grau de confiabilidade de quando produzido
Ligada à transmissão (a modo, forma e ao estado), preservação e custódia
Modo de transmissão: método de comunicação no tempo e espaço - controles da circulação, rastreabilidade
Forma de transmissão: elementos da forma física e intelectual permanecem inalterados
Estado de transmissão: grau de desenvolvimento e autoridade do documento (minuta, original, cópia)
Preservação e custódia
Organicidade, Naturalidade, Inter-relacionamento
contextualização, plano de classificação
Acessibilidade , Usabilidade
capacidade de localizar e acessar
FONTE: http://www.ufrgs.br/snote/wiki/doc.php?id=192
I. Documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato.
II. Documento arquivístico é aquele recebido e/ou produzido por uma entidade no desenvolvimento de suas atividades.
III. São qualidades dos documentos arquivísticos: unicidade, organicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
IV. A guarda de documentos segue padrões institucionais, não havendo previsão legal para tabelas de temporalidade.
- a única assertiva errada, tendo em vista de que toda documentação segue a tabela de temporalidade