Gabarito ERRADO (somente dará certo se envolver TODOS os níveis hierarquicos da instituição)
(E-ARQ) A gestão arquivística de documentos compreende:
• Definição da política arquivística;
• Designação de responsabilidades;
• planejamento do programa de gestão;
• implantação do programa de gestão.
Designação de responsabilidades
Para esta política ser bem-sucedida, são fundamentais o apoio da direção superior e a alocação dos recursos necessários para sua implementação. Além disso, é necessária a formação de um GRUPO DE TRABALHO ligado aos níveis mais altos da hierarquia do órgão ou entidade, com a designação de um responsável pelo cumprimento da política e pela implementação do programa de gestão arquivística.
Direção superior: é a autoridade máxima responsável pela viabilidade da política de gestão arquivística de documentos. A ela caberá apoiar, integralmente, a implantação dessa política, alocando recursos humanos, materiais e financeiros, e promovendo o envolvimento de todos no programa de gestão arquivística.
Profissionais de arquivo: são os responsáveis pelo planejamento e implantação do programa de gestão arquivística, assim como pela avaliação e controle dos trabalhos executados no âmbito do programa. Além disso, os profissionais de arquivo são responsáveis também pela disseminação das técnicas e da cultura arquivística.
Gerentes de unidades ou grupos de trabalho: são os responsáveis por garantir que os membros de suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas, de acordo com o programa de gestão arquivística de documentos.
Usuários finais: são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão.
Gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação: são as equipes responsáveis pelo projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação nos quais os documentos arquivísticos digitais são gerados e usados, e pela operacionalização dos sistemas de computação e de comunicação.
A preservação de documentos é um conjunto de medidas adotadas pela instituição, em todos os seus âmbitos, para ampliar o tempo de existência dos documentos. Pode ser considerada uma política institucional, e deve ter a participação da alta administração para suas definições.
A conservação de documentos é um conjunto de medidas executadas pelos vários setores, com observância às práticas e diretrizes adotados pela instituição, para evitar danos aos documentos, ou recuperá-los, tanto quanto possível, dos danos já sofridos.
A preservação possui natureza estratégica, tendo a função de orientar os profissionais nas práticas mais adequadas à manutenção de documentos no melhor estado e pelo maior prazo possível. Já a conservação possui natureza tática e operacional, tendo a função de executar as atividades que efetivamente vão garantir a qualidade documental.
Pela análise do texto acima, podemos perceber que pode ou não haver o envolvimento de outros níveis hierárquicos. Outros setores podem ser envolvidos, por exemplo, em treinamentos sobre o assunto, ou na elaboração da política de preservação. Ou não devem ser envolvidos, por exemplo, em casos de restauração e guarda de documentos.
Portanto a questão foi corretamente anulada, uma vez que não especificou quais operações de preservação está se referindo, deixando espaço para dupla resposta.
Gabarito do professor: Devidamente Anulada