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Gabarito D
Avaliação (3ª fase da Gestão de documentos).
Uma fase complexa que visa determinar o que será eliminado ou o que se tornará aquivo permanente.
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Fases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são:
produção,
avaliação
tramitação,
uso,
arquivamento
( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Prof. Lincoln Barros
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Letra D.
FASES/TAREFAS que compõem a gestão de documentos segundo a doutrina: PUD
Produção;
Utilização;
Destinação/Avaliação: É uma atividade complexa de análise e estudo dos documentos, realizada por equipe multidisciplinar constituída para esta finalidade, com base em critérios subjetivos para decidir qual o valor dos documentos produzidos pela instituição, além de definir os seus prazos de guarda e sua destinação (eliminação ou recolhimento). É feita com base na tabela de temporalidade que tem por objetivo definir os prazos de guarda e a destinação final (somente a eliminação ou guarda permanente), ou seja, quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos. A avaliação é realizada com base na Teoria das Três Idades, ou seja, no princípio de que os documentos devem ser eliminados ou mantidos de acordo com os valores que possuem.
Dentre as vantagens da avaliação estão:
a) eliminação de documentos destituído o valor secundário e primário;
b) diminuir os gastos com recursos de materiais, pois não haverá necessidade de conservar documentos;
c) facilitar a recuperação de informações de documentos.
A fase de destinação (fase intermediária) de documentos, onde ocorre a Avaliação para decidir sobre a Eliminação ou Preservação Permanente do documento, em um programa de gestão de documentos, é mais complexa que as fases anteriores, por envolver a avaliação de documentos que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descarte. Segundo a doutrina arquivística, a destinação trata da fase mais sensível da gestão, pois seria preocupante eliminar permanentemente um documento que deveria ser guardado.
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LETRA D
_______APROFUNDAMENTO______
Fases do processo de documentação:
1) Produção de documentos:
- elaboração dos documentos em decorrência das atividades dos órgãos
2) Utilização de documentos:
- Protocolo, recebimento, classificação, registro, organização, arquivamento de documentos na fase corrente e intermediária.
- Elaboração de normas de acesso às informações
- Recuperação de informações
3) Avaliação e destinação de documentos:
- Análise dos documentos acumulados
- Avaliação/seleção de documentos acumulados
- Estabele prazos de guarda
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>> CUIDADO É NA ANALIAÇÃO QUE VER SE O DOCUMENTO VAI SER >> ELIMINADO OU RECOLHIDO
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EXEMPLO FCC 2018
No processo de gestão de documentos arquivísticos, são definidos quais documentos serão preservados e quais serão eliminados, de acordo com os seus valores. Trata-se de atribuição
RESPOSTA > da avaliação.
QUESTÃO
A fase do processo de documentação que envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, que implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente, é denominada >> destinação de documento.
>> CERTO
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A destinação final dos documentos é composta por duas opções: guarda permanente ou eliminação.
Se o documento cumpre os seus prazos no arquivo corrente e intermediário, quer dizer que ele cumpriu as funções pelas quais foi criado. A partir desse momento, ele pode ser eliminado, caso não possua mais nenhum valor para a instituição, ou pode ser guardado permanentemente, caso adquira um valor secundário, ou seja, caso tenha valor para a instituição em termos históricos, probatórios, culturais ou informativos.
Esse processo é chamado de avaliação, além de ser decidido previamente e estabelecido em instrumentos denominados plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos.
Portanto, o gabarito da questão é "da avaliação", letra D.
As outras alternativas são termos variados, arquivísticos ou não, que dependem do contexto.
a) pode ou não ser um termo arquivístico, a depender do contexto. Nas etapas de protocolo, por exemplo, o controle/movimentação, é o percurso do documento dentro da instituição.
b) Inventário é um instrumento de pesquisa desenvolvido no arquivo permanente para facilitar a pesquisa do interessado.
c) Descarte é uma das destinações possíveis, juntamente com a guarda permanente.
e) É um termo genérico, semanticamente falando.
Gabarito do Professor: D
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GABARITO: LETRA D
A destinação final dos documentos é composta por duas opções: guarda permanente ou eliminação.
Se o documento cumpre os seus prazos no arquivo corrente e intermediário, quer dizer que ele cumpriu as funções pelas quais foi criado. A partir desse momento, ele pode ser eliminado, caso não possua mais nenhum valor para a instituição, ou pode ser guardado permanentemente, caso adquira um valor secundário, ou seja, caso tenha valor para a instituição em termos históricos, probatórios, culturais ou informativos.
Esse processo é chamado de avaliação, além de ser decidido previamente e estabelecido em instrumentos denominados plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia
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Lembrando que é desta avaliação que surge a famosa tabela de temporalidade!!!