Gabarito (A)
Associação em cores:
Questão: O servidor de determinada organização pública municipal desempenha suas atividades recebendo documentos, registrando, controlando as tramitações e expedindo correspondências.
Atividades de Protocolo: Recebimento -> Registro -> Autuação -> Classificação -> expedição/Distribuição -> Controle/Movimentação
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Protocolo - Compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental no órgão/instituição viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação.
Questão mais tranquila para aqueles que estudam arquivologia.
GABARITO: LETRA A
ACRESCENTANDO:
O protocolo realiza as seguintes atividades :
– Recebimento
– Registro
– Autuação
– Classificação
– Expedição/Distribuição
– Controle/Movimentação
RECEBIMENTO
É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
REGISTRO
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
AUTUAÇÃO
É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.
CLASSIFICAÇÃO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo).
FONTE: RITA SILVA