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Gestão de documentos é um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos
Sendo assim a digitalização pode integrar a gestão de documentos.
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Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento.
A banca pediu num contexto mais amplo; letra da lei.
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Então por que está errado ? já que a digitação é uma das etapas da gestão dos documentos?
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NÃO SOU NOTIFICADA POR EMAIL QUANDO PROFESSOR RESPONDE, VOCÊS SÃO?
E NÃO ENTENDO POR QUE ESSA QUESTÃO ESTÁ ERRADA
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Vamos marcar solicitando comentários do professor .
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• 1ª Fase – Produção dos documentos: ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos: – elaboração e gestão de formulários e correspondência; – controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; – utilização de processadores de palavras e textos.
• 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).
• 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).
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falso
Nem produção, nem utilização, nem destinação envolvem digitalização.
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Procedimentos da Gestão Documental:
Produção
Avaliação
Uso
Tramitação
Arquivamento
Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
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Fases da Gestão de documentos: PUAD
Produção
Utilização
Avaliação/Destinação
Lembre-se que nem todos os arquivos serão digitalizados. Ex: Arquivos que serão eliminados não necessitam de digitalização.
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Se a digitalização fosse uma fase da Gestão de Documentos, então todos os documentos seriam digitalizados, né? O que não acontence. Por isso, está errado.
Bons Estudos
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Os procedimentos encontrados na gestão de documentos são:
produção
avaliação
uso
tramitação
arquivamento
pauta!
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O programa de gestão de documentos envolve todas as atividades que tem por finalidade controlar o fluxo de documentos, desde sua produção ou recebimento até sua destinação. Seu objetivo maior é a racionalização, evitando a proliferação de documentos desnecessários, bem como a perda de documentos importantes. Além disso, tem a função de manter os documentos e informações sempre acessíveis aos usuários.
Partindo dessa premissa, podemos classificar essas atividades em cinco grandes grupos: produção, avaliação, utilização, tramitação e arquivamento.
A digitalização é atividade de produzir uma cópia digital do documento. Significa dizer que um documento digitalizado é uma cópia, e o original (físico) ainda deve ser gerido conforme todas as normas vigentes. Mesmo que a cópia tenha o mesmo valor legal, jurídico e administrativo, ele jamais vai substituir o original! Sendo assim. a digitalização é uma ação que não afeta diretamente a gestão de documentos.
Então por que digitalizar? Simples: a digitalização está ligada à facilidade de acesso. Um documento digital pode ser acessado por mais meios, e por mais usuários, inclusive simultaneamente. Além disso, temos a economia tanto de espaço quanto de materiais destinados à gestão e guarda de documentos. E, por fim, temos a agilidade no acesso, para que necessita apenas conhecer as informações do documento.
Em resumo, a digitalização está ligada mais a gestão de recursos do que à gestão de documentos e informações.
Gabarito do professor: Errado.
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O erro é claro.
A digitalização acontece com os documentos que são permanentes, que não serão eliminados. E a GESTÂO de documentos acontece APENAS nas fases corrente e intermediária.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Ao meu ver, a digitalização é uma ferramenta e ela é utilizada em qualquer fase do documento.. Posso muito bem digitalizar um documento permanente, corrente ou até mesmo intermediário.
A gestão de documentos é outros 500.. Mas vale ressaltar que nesta não há de se falar em fase permanente.
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Pelo que entendi a banca pede procedimentos da gestão de documentos.