Arquivos Corrente ( 1a fase): são os arquivos mais novos e utilizados - valor primário:
Os arquivos de primeira idade, constituídos de documentos em curso (emprestados a outros setores com relativa frequência) ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou produziram. São TRASFERIDOS para os arquivos intermediários depois de período estabelecido na Table de Temporariedade (por motivo de economia e uso menos frequente)
Arquivos Intermediários (2a fase): valor primário.
Arquivo de segunda idade, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente usados, mas cujos orgãos que os receberam e os produziram ainda podem solita-los. São mantidas por conta dos prazos dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final. Ele é RECOLHIDO para a próxima fase.
Arquivo Permanente (3a fase): valor histório, cultural informativo, probatório - valor secundário
Arquivo de terceira idade constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam devido ao valor histórico (valor secundário). Se o documento não tiver valor histórico, cultural, informativo e probatório será destruído.
Descrição e Publicação são instrumentos de pesquisa ara localização dos documentos no acervo, que permitem consulta e divulgação.