A Tabela de Temporalidade, é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos, determinando os prazos de guarda no arquivo corrente ou setorial, sua transferência para o arquivo intermediário ou geral, a eliminação ou recolhimento.
A Tabela é um instrumento da gestão documental e passível de alterações na medida em que a produção de documentos se altera, devido a mudanças sociais, administrativas e jurídicas.
O tempo de guarda dos documentos está relacionado ao seu ciclo de vida. Aos arquivos setoriais interessa ter acesso aos documentos que estão sujeitos a consulta diariamente.
O prazo de arquivamento não deve exceder a cinco anos, incorrendo no risco de acumular documentos desnecessários ao uso corrente e dificultar o acesso.
A documentação que cumpriu sua função imediata, mas contém informações de caráter probatório, deve ser transferida para o arquivo intermediário.
Documentos com longo período de valor probatório, poderão ser transferidos à Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado.
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no momento de classificação e avaliação da documentação. Proceder da seguinte forma:
1. verificar se os documentos estão classificados de acordo com os assuntos;
2. documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta) que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda permanente;
3. o prazo de arquivamento deve se contar a partir do primeiro dia útil do exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que originam despesas, cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas;
4. eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no conjunto documental (dossiê, processo ou pasta);
5. proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
6. elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o arquivo intermediário do órgão ou entidade, ou para a Divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado;
OBS. Quando houver processo judicial os prazos de arquivamento devem ser suspensos até a conclusão do mesmo.