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O erro da alternativa A é dizer que "podem ser eliminados quando apresentarem valor secundário", ora, se apresentam valor secundário(histórico, probatório...) não devem ser eliminados e sim enviados ao arquivo permanente.
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Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, Avaliação é o "processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos."
A banca tenta nos confundir, pois quando lemos "preservados" nos remete à "guarda permanente" (valor secundário), em que, como sabemos, não há "fins administrativos, mas informativo, histórico e probatório. Porém, quando a questão diz "quais documentos serão preservados" ela está se referindo à medida administrativa política operacional. Note que preservar é diferente de "conservar" – este último, diz respeito aos métodos/técnicas para desacelerar o processo de degradação do documento, por exemplo, com o controle do ambiente do local onde ele está guardado (umidade, temperatura etc.).
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Realmente a palavra preservar confunde com conservar (aqui sim relacionado exclusivamente aos arquivos permanentes).
Mas é só lembrar que...
"uma das característica do ARQUIVO é que ele é preservado para a consecução dos objetivos da entidade."
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Gab. D
Quanto à D: No Manual Classificação, Destinação e Temporalidade (CONARQ) é possível, ao visualizar a TDD da atividade-meio, perceber que alguns documentos ficarão anos na fase intermediária. Esse prazo é estabelecido pela avaliação e visa preservar o documento para que cumpra sua função administrativa. Realmente, como pontuado pelo Robério Gonçalves, a banca nos tentou confundir...
Quanto à E: No campo observações da TDD são registradas informações complementares e justificativas necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados. No entanto, nem todos os documentos terão alteração do suporte e serão eliminado assim que exaurido sua função administrativa - são diretamente eliminados. Dessa forma, não há necessidade da TDD ter orientações quanto à reformatação de todos os suportes da informação.
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A questão versa sobre a atividade de avaliação de documentos, que é desenvolvida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e serve, dentre outras atividades, para avaliar a documentação e definir por quanto tempo ela ficará em cada fase do ciclo documental, além da definição de sua destinação final.
a) O processo de destinação de documentos envolve duas possibilidades: a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente. A eliminação ocorre quando o documento cumpriu seus prazos nas fases corrente e intermediária (ou somente na corrente), ou seja, cumpriu as funções pelas quais foi criado. O recolhimento ocorre quando o documento também cumpriu os prazos nas duas fases anteriores, mas adquiriu valor secundário devido ao seu conteúdo informacional.
A questão diz que a eliminação ocorre quando os documentos apresentam valor secundário ou quando vão para o arquivo permanente, o que está incorreto. O recolhimento para o arquivo permanente ocorre quando os documentos possuem valor secundário. Errada.
b) Os documentos que contém características históricas são permanentes, portanto, não serão eliminados. Errada.
c) A avaliação não define as funções. As funções dão base para que a avaliação seja realizada. Errada.
d) A avaliação define tanto quais documentos serão preservados para fins administrativos e pesquisa, quanto por quanto tempo cada documento deve ficar em cada fase do ciclo documental. Certa.
e) A avaliação não define quais informações são essenciais para se aplicar a tabela, a avaliação produz a tabela, que é auto-explicativa. A orientação de reformatação é muito específica e pode ou não estar contida na tabela de temporalidade. Errada.
Gabarito do Professor: D