Etapas para digitalização do documento
1) Planejamento
Antes de começar a digitalização, é preciso ter em mente de que maneira os documentos serão digitalizados e armazenados. A captura dos documentos será centralizada ou descentralizada? Os documentos ficarão armazenados na nuvem ou em servidores locais? Como se dará o acesso a esses documentos após a digitalização? Todas estas questões devem ser bem esclarecidas para que não haja nenhum problema nas etapas seguintes.
2) Preparação dos documentos
Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca. Na etapa da preparação, clipes, grampos e outros elementos que possam danificar o scanner devem ser retirados. Uma limpeza suave em documentos mais antigos talvez seja necessária para garantir a qualidade e legibilidade das informações após a digitalização.
3) Digitalização de documentos
Após a preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem. É a digitalização acontecendo de fato! Como o tamanho dos documentos pode variar, é preciso ter certeza de que o scanner se adequa às necessidades de cada documento. A qualidade da resolução desejada também influencia a hospedagem dos documentos digitalizados, portanto, é preciso pensar com antecedência como esses documentos serão armazenados.
4) Controle de qualidade
Por mais que você utilize um scanner de qualidade e tenha todo o cuidado na hora da digitalização, alguns erros ainda podem acontecer e, com isso, ocorrer arquivos defeituosos com manchas e riscos, por exemplo. Portanto, após digitalizar os documentos, é recomendado que os mesmos passem por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição.
5) Indexação
Os documentos já foram digitalizados e a qualidade foi comprovada? Então, é hora de gravar os documentos no local em que serão armazenados, organizando-os da melhor maneira possível para que possam ser localizados facilmente. Geralmente os documentos são salvos com nomes, datas, seções e outras informações importantes que permitam serem melhor localizados pelos mecanismos de busca da gestão eletrônica de documentos.
6) Disponibilização
Agora que os documentos foram digitalizados e armazenados, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade.
Não fala em local e prazo de armazenamento do documento até o envio para o arquivo.
Fonte:https://www.acervonet.com.br/blog/saiba-quais-sao-as-etapas-do-processo-de-digitalizacao-de-documentos
gab. B
Gabarito: letra B
complementando se ler com calma conseguimos descobrir a alternativa correta
a) remover clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao escaner correto se tiver várias páginas os clipes e grampos irá impedir a digitalização
b) especificar o local e prazo onde o processo ficará armazenado até o envio para o Arquivo errado não tem importância para a digitalização
c) desmontar processo ou desencadernar material correto desencadernar para poder digitalizar o documento
d) desamassar documentos dobrados ou amassados correto senão não tem como digitalizar as folhas amassadas
GABARITO: LETRA B
A digitalização é um processo específico, em que os documentos devem estar em determinada situação para o eficiente resultado.
Os documentos devem estar limpos, em bom estado de conservação, legíveis e organizados. Além disso, seu manuseio deve ser cauteloso, para evitar danos.
A única atividade que não possui relação com a digitalização é a determinação do local de armazenamento dos documentos físicos.
FONTE: Mayko Gomes, Professor de Arquivologia, de Arquivologia