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GABARITO: LETRA C
Fases da Gestão de Documentos
De início, é importante registrar que nos termos do art. 3º da Lei 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Observe que a gestão de documento ocorre nas fases corrente e intermediária.
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar.
Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
FONTE: Prof. Lincoln Barros
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GAB: C
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
1) PRODUÇÃO
2) UTILIZAÇÃO (UTILIZAÇÃO E CONSERVAÇÃO)
3) DESTINAÇÃO (AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO)
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*** Gabarito: C ***
Fases da gestão de documentos: PUD
Produção
Utilização
Destinação
#Ser persistente é o que me move!
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fases básicas = PUD PLANEJAMENTO UTLIZAÇÃO E DESTINAÇÃO
UTILIZAÇÃ = PROTOCOLOS ORGANIZAÇÃO EETC
DESTINAÇÇAO = PRAZOS E TABELA DE TEMPORALIDADE.
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Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD). Assim, o PATUA está dentro do PUD, ok? Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na hora da prova, acredite!
A partir de agora, vamos detalhar cada fase da gestão de documento, beleza?
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. Nesta fase, é fundamental intervir no processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administração pública. O arquivísta deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais (racionalização). Vale registrar, também, que nesta fase é sugerida a criação de modelos de formulários que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com a necessidade dos órgãos. Além disso, na fase de produção pode-se, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponíveis.
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
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Vamos analisar os itens um por vez:
A)
Documentos de arquivo são todos os
documentos produzidos e/ou recebidos por
uma entidade, como consequência de suas atividades. Correto.
B)
Documentos ostensivos deverão
ser abertos e analisados durante o recebimento do protocolo, para serem classificados e verificar a existência de antecedentes para anexação. Em caso
afirmativo, providenciar a juntada e em caso
negativo, classificá-lo de acordo com o assunto
tratado. Correto.
C)
As três fases básicas da gestão de documentos
são: produção, utilização e destinação. Errado.
D)
A ficha de protocolo deverá conter metadados, ou seja, informações que permitam a recuperação de documentos e rastreamento de sua tramitação pelos setores de trabalho. Correto.
Gabarito do professor: Letra "C"
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Gabarito: C
Fases da gestão de documentos: PUD
Produção, Utilização, Destinação
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Questão retirada da Cartilha: Criação de Arquivos Municipais
Segue as analises das alternativas:
Documentos de arquivo são todos os documentos produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades. Alternativa correta.
Justificativa:
Os documentos de arquivo são todos aqueles produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituindo elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam e expressando os atos de seus produtores no desempenho de suas funções. A razão de sua origem ou a função pela qual são produzidos é que determina sua condição de documento de arquivo, e não a natureza do suporte ou formato. Assim, uma correspondência, uma fotografia, um mapa, um selo, um filme, um e-mail e as páginas de um website são documentos arquivísticos na medida em que carregam informações produzidas e recebidas no decorrer das atividades da instituição que as criou, servindo, portanto, como fonte de comprovação dessas atividades.
Documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado. Alternativa correta.
Justificativa:
recebimento – ato de separar os documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular. Os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários.
Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada, e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o plano de classificação adotado.
As três fases básicas da gestão de documentos são: planejamento, controle e direção. Alternativa Errada.
Justificativa:
Do conceito de gestão de documentos acima definido podemos destacar as suas três fases básicas: produção, utilização e destinação.
A ficha de protocolo deverá conter basicamente: número de protocolo, data de entrada, origem, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição. Alternativa correta.
Justificativa:
Deve-se elaborar uma ficha de protocolo, informatizada ou manual, que deverá conter os seguintes dados: número de protocolo, data da entrada, origem, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição.
Fonte: http://www.conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Cartilha_criacao_arquivos_municipais.pdf
Gabarito: Letra "C".
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ASSERTIVA C.
Confundiu com o conceito de gestão organizacional.
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Gabarito: C
A. conceito de documento (Correto)
B. Rotinas de Protocolo (Recebimento e Classificação)
Receber correspondência
Separar correspondência oficial de particular
Distribuir a correspondência particular
Separa a correspondência oficial ostensiva e sigilosa
Encaminhar a correspondência sigilosa para o destinatário
Abrir a correspondência ostensiva
Tomar conhecimento da correspondência pela leitura (Antecedentes)
Registrar ao Arquivo os antecedentes
Interpretar e classificar a correspondência
Apor carimbo de protocolo
Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto
Elaborar resumo do assunto para ficha de protocolo
Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação
C. Fases da Gestão: Produção, Utilização, Destinação
D. Rotinas de Protocolo (Registro e Movimentação)
Preparar a ficha de protocolo, em 2 vias: nº de protocolo; data de entrada; procedência; espécie; nº e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição
Anexar a 2ª via da ficha ao documento, encaminhando ao destino
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de precedência e assunto
Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica
Receber dos setores os documentos a serem redistribuídos
Encaminhar os documentos ao destino
Fonte: Paes, Marilena Leite; Arquivo: Teoria e Prática.