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Recibo/ autuação (que é a mesma coisa de registro) / classificação
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Gabarito: C.
► Rotinas de protocolo
- Recebimento → atividade que consiste em recepcionar os documentos e separá-los em dois tipos: oficial (ostensivo e sigiloso) e particular.
- Registro e autuação → O registro é a formalização do recebimento de um documento arquivístico nos formulários e sistemas utilizados para isso, incluindo a aposição do número de identificação (útil para posterior controle) e identificação dos metadados (dados sobre os documentos que ajudam na sua identificação e organização). A autuação, por sua vez, é o processo pelo qual um documento avulso se transforma em um processo, sendo fundamental quando os documentos requerem análises, informações, despachos, pareceres ou decisões.
- Classificação → a classificação do documento é consequência de sua análise e identificação do conteúdo, que devem ser comparados às categorias presentes no plano de classificação previamente elaborado, para saber em qual classe o documento analisado se inclui.
- Movimentação → expedição (externa) e distribuição (interna).
- Controle da Tramitação → permite, através de registros eletrônicos ou não, saber exatamente onde está o documento na organização, além de possibilitar o acompanhamento das datas de movimentação em cada setor, identificação da pessoa que fez a movimentação, o horário e a data de envio e recebimento, etc.
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Vamos analisar as afirmativas para identificar as lacunas:
No _____, os documentos de natureza
ostensiva deverão ser abertos e analisados. Os documentos devem ser analisados na fase de recebimento, para serem analisados. Recebimento.
Na _____,
os documentos são numerados conforme sua ordem de
chegada ao arquivo. Os documentos são registrados em sequência na fase de autuação. Autuação.
Na _____, ocorre a análise e
identificação do conteúdo de documentos. A análise dos documentos, bem como a sua relação com os assuntos tratados na instituição são realizados na fase de classificação. Classificação.
Portanto a sequencia correta é: recebimento, autuação e classificação.
Gabarito do professor: Letra "C"
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ATIVIDADES DO PROTOCOLO
(tipica da fase corrente)
Na pratica é mais ou menos assim:
Recebimento
chegou o carteiro ou um servidor deixa os documentos, vc recebe os documentos, cartas etc.
vc separa: oficiais x privados
nos oficiais vc separa: sigilosos x ostencivos
Registro/Atuação
vc vai anotar no caderno de protocolos tudo q recebeu (vc dar um número pra cada documento - número de protocolo)
Classificação
agora vc vai separar pra onde vai cada documento (quais setores)
Movimentação
vc vai entregar os documentos
Expedição (os que vão pra fora da instituição)
Distribuição (os q vão ficar dentro da instituição)
Controle da tramitação
o povo vem pergutar onde tá o documento tal, aí vc vai pede o número do protocolo, e vai olhar no caderno de protocolos, pelo número vc acha onde foi parar o documento e quem recebeu (e se livra desse peso, pq o povo já vem com 4 pedras na mãos, rsrs).
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Parabéns Dalilia
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“No RECEBIMENTO, os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. Na AUTUAÇÃO, os documentos são numerados conforme sua ordem de chegada ao arquivo. Na CLASSIFICAÇÃO, ocorre a análise e identificação do conteúdo de documentos”.
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Dalilia Maranhão, parabéns foi muito elucidativo!!!!!!
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Vão direto ao comentário da Dalilia Maranhão, maravilhosa!!!!!!!!!!!!!!!!!!
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Gente, vim dizer a vocês que agora é tudo eletrônico, pelo menos nos órgão federais (tomei posse na UFC e ninguém usa mais papel, livro de registro etc.). Agora é tudo pelo SEI (Sistema Eletrônico de Informações).
Boa Sorte a todos!