Gabarito: D
Conforme Medeiros e Hernandes (1999), a organização do arquivo precisa ser feita de tal forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
a) Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração;
b) Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos;
c) Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão;
d) Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ajustando-se ao aumento de volume;
e) Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata.
Gabarito: D
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:
Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento.
Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.
Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.