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CLASSIFICAÇÃO__Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e recuperação da informação. O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituição no exercício de suas atividades
ARQUIVAMENTO consiste na guarda dos documentos em lugares próprios, como caixas e
pastas, de acordo com um método de ordenação previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobiliários específicos, como estantes e arquivos de aço.
Ordenação é, nada mais, nada menos, que um conjunto de técnicas de disposição de documentos em caixas ou outros locais de acondicionamento, de acordo com as características em que eles são mais pesquisados.
Desta forma, podem ser ordenados os documentos por meio dos seguintes métodos:
- Alfabético
- Geográfico;
- Cronológico;
- Ideográfico (por assuntos).
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Arquivamento (é uma das atividades do arquivo corrente)
A estrutura da entidade, o ramo de atividade e as características dos documentos determinarão qual método de arquivamento a ser adotado na instituição. Maneiras que podemos utilizar para colocar os documentos em ordem dentro do arquivo.
Antes de Arquivar, devemos saber as 5 etapas do arquivamento.
Inspeção, Estudo, Classificação, Codificação, Ordenação, Guarda dos documentos (arquiva).
1. Inspeção
Arquivista examina cada documento para verificar se eles se destinam ao arquivamento.
2. Estudo
O documento é lido e analisado, verificar a existência de outros documentos semelhantes.
3. Classificação
Fundamenta-se basicamente na interpretação dos documentos, devendo o arquivista conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos. é a escolha do método a ser adotado para classificar o documento.
3.1 Plano de classificação – na organização de um arquivo, é um plano que estabelece a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente. Portanto, podemos dizer que um plano de classificação é um instrumento auxiliar (técnico) das atividades de gestão (permitindo o arquivamento correto dos documentos).
4. Codificação
Recomenda-se a lápis, é a atribuição de um código, cor ou nome ao documento que será arquivado.
5. Ordenação
consiste no agrupamento dos documentos de acordo com a classificação/codificação dadas anteriormente.
6. Guarda dos documentos
é o arquivamento propriamente dito.
ʕ•́ᴥ•̀ʔっ INSS 2020/21.
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GABARITO: LETRA A
Assim que receber um documento, você COA:
CLASSIFICAÇÃO--->ORDENAÇÃO--->ARQUIVAMENTO
Classificação :
→ Leitura do documento para averiguar a qual código o mesmo pertence
→ Ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados
→ Operação INTELECTUAL
→ Elabora esquemas para o agrupamento de documento
Ordenação:
→ reunião dos documentos que tratam do mesmo assunto, para agilizar o arquivamento e reduzir as ocorrências de erros.
→Operação INTELECTUAL
→ disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação
Arquivamento → guarda do documento no local que lhe foi previamente definido.
→ Operação FÍSICA
→ Ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
FONTE: QC
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CLASSIFICAÇÃO - INTELECTUAL
ARQUIVAMENTO - FÍSICO