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Gabarito: B
Um programa de gestão de documentos é subdividido em três fases ou etapas: produção, utilização e destinação.
A gestão de documentos dividida em três fases distintas:
• 1ª fase: produção;
• 2ª fase: utilização (ou utilização e conservação);
• 3ª fase: destinação (ou avaliação e destinação)
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GABARITO: LETRA B
• 1ª Fase – Produção dos documentos: ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor. É composto pelos seguintes elementos: – elaboração e gestão de formulários e correspondência; – controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo; – utilização de processadores de palavras e textos.
• 2ª Fase – Manutenção e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas para organização, classificação e elaboração de instrumentos de recuperação da informação (Índices).
• 3ª Fase – Destinação final de documentos: envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente (tabela de temporalidade).
SESIN.COM.BR
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GABARITO: LETRA B
James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.
1.
PRODUÇÃO
(visa a otimizar + racionalizar recursos);
1.2. Criação de informes, diretrizes e normas de
produção
(
≠
normas
recuperação e acessoa informação);
....
2. UTILIZAÇÃO (fluxo documental)
2.1. Recuperação de informações (elaboração de normas);
2.2. Acesso à documentação (elaboração de normas/instrumentos);
2.3. Elaboração de políticas de acesso (consulta/empréstimo)
2.4. Normas para recuperação e acesso a informação;
....
3. DESTINAÇÃO (Operacionalização)
3.1. Eliminação decorrerá da avaliação, já que está atividade identifica os documentos destituídos de valor primário ou secundário que serão eliminados;
FONTE: COLEGAS DO QC
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Famoso PUD
Produção
Utilização
Destinação
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As fases da gestão de documentos são a de produção, a de utilização ou uso, e a de destinação.
A fase de produção envolve atividades que preparam a instituição para produzir documentos. São atividades de natureza estratégica e tática, como estudos, análises, elaboração de normas e padrões, definição de ferramentas e instrumentos, treinamento e capacitação, etc.
A fase de utilização ou uso envolve atividades de uso dos documento de fato. São atividades que dependem da existência do documento para serem executadas, como classificação, empréstimo, consulta, protocolo, etc.
A fase de destinação envolve atividades que dão fim ao documento, que o encaminham para seu destino final após sua utilização., como a avaliação, o recolhimento, a eliminação, a preservação, a restauração, etc.
Então a fase de utilização está ligada ao uso do documento de fato, ou seja, ao fluxo que o mesmo percorre desde sua produção ou recebimento até o cumprimento de sua finalidade administrativa, quando será enviado para a destinação.
Gabarito do professor: Letra "B"
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PUD
- produção
- utilização
- destinação
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Utilização:
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
- Fluxo percorrido pelos documentos, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.;
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.