Operações do Arquivamento
Tendo em vista a importância de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a sua localização, faz-se necessária a adoção das seguintes operações de arquivamento:
✔ Inspeção: exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.
✔ Estudo: leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
✔ Classificação: análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
✔ Codificação: inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
✔ Ordenação: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
✔ Guarda de documentos: é a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.
Fonte: http://concurseirosdemaceio.blogspot.com/2014/11/tecnicas-de-arquivamento-classificacao.html
gab. A
Gabarito letra A
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando os previamente para o arquivamento.
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: – emprestar aos usuários; – prestar informações; – efetuar uma juntada.
Referência: Material de Apoio - Professora Kátia Quadros
Arquivamento → arquivamento de um documento é o ato de guardá-lo ordenadamente de acordo com a classificação estabelecida (alfabética, cronológica, geográfica ou outra). Assim, quando novamente solicitado e arquivado corretamente, será facilmente localizado.
operações de arquivamento:
→ verificar a existência de documentos que tratem do mesmo assunto.