Questão 35446

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: TRE-MT
• Ano: 2005
• Provas: CESPE - 2005 - TRE-MT - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Arquivamento; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Acerca da gestão de documentos correntes, assinale a opção correta com referência à atividade de arquivamento de documentos novos.

• A. O arquivamento de documentos é uma atividade anterior à de classificação de documentos.
• B. Essa atividade consiste em agrupar os documentos de acordo com a codificação a eles atribuída.
• C. Na etapa de arquivamento, os documentos são inseridos em unidades de arquivamento, como pastas e maços.
• D. No intuito de se evitarem falhas, o arquivamento dos documentos é realizado sistematicamente por um único profissional.
• E. O empréstimo de documentos entre os setores ocorrerá sistematicamente, desde que sejam obedecidos os procedimentos operacionais de registro, de arquivamento e de desarquivamento dos documentos.

Gabarito: C

Comentários

• GESTÃO DE DOCUMENTOS
  
  É o controle de todos os documentos da instituição, desde a sua criação até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
  Diz o art. 3º da lei 8.159/91 que: considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
  
  Etapas de gestão
  a) produção;
  b) utilização:
  - tramitação;
  - arquivamento;
  c) destinação:
  - eliminação;
  - guarda permanente.
  
  Produção de documentos
  Refere-se à fase de elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e emissão de vias desnecessárias.
  
  Utilização de documentos
  Esta fase inclui as atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas da instituição.
  
  Avaliação e destinação de documentos
  Esta fase determina quais serão os objetos de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
  
  COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTO – CPAD
  Possui a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
  
  
  Deus Nos Abençoe!!!
• acho que não existe o "desarquivamento"
• Entendo que o item "C" cita pastas e maços como exemplo, e não como únicas unidades de arquivamento, pelo que concordo com a Banca.

• Arquivamento:
  
  - Inspeção: Examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado o outro, por exemplo).
  
  -Análise: Ler com atenção o documento, interpretando-o, a fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos antecendentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
  
  -Ordenação: é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as tarefas.
  
  -Arquivamento: é a guarda do documento no local designado.
  
  Fonte: Alexandre Américo

• Porque não é a letra B???
  
  
• Respondendo a pergunta do  Romulo Ricardo Lemos de Oliveira:
  
  A letra "B" está errada acredito que por tratar-se do conceito de ordenação, conforme já citado pelo colega acima Anderson Assis da Silva.
• Gente, pf, alguem saberia me explicar Qual o erro da letra E?
• tb não sei qual é o erro da letra e
• Alyne,
  
  Quanto a parte literal não encontrei nenhum erro na letra E, porém, a questão pede a "opção correta com referência à atividade de arquivamento" e esta opção está falando especificamente de "empréstimo de documentos". Acredito ser este o motivo que desqualifica a opção como resposta.
  
  
• fiz confusão porque associei a letra "c" ao conceito de Acondicionamento, mas realmente a questão deixo clara a diferença ao dizer que esses "documentos são inseridos em unidades de arquivamento..."

• Na letra C o correto não seria "unidades de acondicionamento" no lugar de "unidades de arquivamento"? 

  ACONDICIONAMENTO - embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. 
  

  Pastas e maços não são embalagens? Alguém pode me ajudar? Obrigada!

• Sobre a Letra (e):  Em regra, ao realizar um empréstimo não há procedimento de desarquivamento

   

  Empréstimo – o empréstimo de processos, não se caracteriza como desarquivamento, pois ocorre para fins de referência, consulta reprodução, pesquisa ou exposição, não significando a retomada e a consequente continuidade da ação do documento.

   

  Quando do empréstimo, se for constatada a necessidade de continuidade de análise da matéria e, consequentemente, de retomada da tramitação, a unidade administrativa que solicitou o empréstimo deverá solicitar o desarquivamento do documento, avulso ou processo. Este procedimento deverá ser registrado em sistema informatizado ou excepcionalmente em formulário

   

  Fonte: http://www.pra.ufpr.br/portal/delog/divisao-de-servicos-auxiliares/arquivo-geral/

• Uma porção de comentários, mas ninguém bota o gabarito para ajudar.

  Letra C

• Resposta Correta letra C