Questão 35464

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: TRE-MT
• Ano: 2005
• Provas: CESPE - 2005 - TRE-MT - Técnico Judiciário - Área Administrativa
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Arquivamento; Ciclo Vital /Teoria das Três Idades; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Organização de Arquivos / Métodos de Arquivamento; Transferência / Recolhimento

Os procedimentos operacionais adotados no tratamento dos documentos de cunho arquivístico acumulados pelo TRE/MT devem atender aos ditames da teoria arquivística. Assinale a opção correta quanto à organização dos acervos arquivísticos.

• A. Cada setor e(ou) departamento definirá os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente.
• B. A gestão de documentos atende, fundamentalmente, os documentos da fase corrente.
• C. Os documentos encaminhados ao arquivo intermediário devem ser devidamente identificados, incluindo o prazo de guarda e a destinação final.
• D. Na fase intermediária, os documentos serão reclassificados a fim de atender aos procedimentos operacionais internos.
• E. No que se refere ao acompanhamento do nível de crescimento do acervo arquivístico, é indicada a eliminação a qualquer momento, desde que o documento não atenda mais as exigências administrativas e legais para a instituição.

Gabarito: C

Comentários

• Prazo de Guarda dos Documentos
  Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
  • freqüência de uso das informações contidas nos documentos; • existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); •existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); • necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais).
  O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.
  
  
  Destinação final dos Documentos
  Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente .
  -Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; ou -Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.
  
  A Lei 8.159/91, em seu parágrafo 3o define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente .
  
  A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental.
  
  
  Deus Nos Abençoe!!!
• A letra A está incorreta, porque quem define esses prazos é a autoridade competente e esses prazos estão contidos na tabela de temporalidade.
  
  A letra B está incorreta, porque a gestão de documentos cobre toda a vida do documento, desde a sua produção até a destinação final.
  
  A letra D está errada, porque não há essa reclassificação na fase intermediária, os documentos são avaliados na fase corrente e assim os prazos são fixados para a guarda ou eliminação do documento.
  
  A letra E está incorreta, porque a eliminação é a destruição ou expurgo de documentos QUE NÃO TENHAM VALOR PERMANENTE e mesmo os documentos que esgotaram seus prazos de vigência não devem ser descartados de imediato.
• Para quem marcou a alternativa "B" como resposta, ela está errada porque:A Lei 8.159/91, em seu parágrafo 3o define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente .

• a) Incorreto. Quem define os prazos de guarda de documentos é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Essa comissão elabora a Tabela de Temporalidade e, nesse instrumento, indica os prazos de guarda.

  b) Incorreto. No artigo 3º da lei 8.159/91 tem-se expressamente que a Gestão de Documentos aplica-se a documentos em fase corrente e intermediária. Ainda que talvez o manejo documental seja maior na fase corrente não se poderia falar em "fundamentalmente" na fase corrente. Seria um termo muito forte que poderia denotar a exclusão dos documentos em fase intermediária.

  c) Correto. Lembrando que esses prazos de guarda estão contidos na tabela de temporalidade que é elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

  d) Errado. Quando são avaliados e classificados na fase corrente a tendência é que os documentos permanecam com o "status" que receberam nesse momento inicial. Isso facilita a gestão de documentos. Ficar "reclassificando" documentos em fase intermediária seria extremamente ineficiente.

  e) Errado. A eliminação não poderá ocorrer a qualquer momento. É necessário seguir os prazos determinados pela Tabela de Temporalidade. Sob pena de desfigurar-se a organização da gestão documental.

• Só uma observação na letra C: 
  
  Os documentos não são encaminhados ao arquivo intermediário, e sim transferidos.
  
  
  Tudo posso Naquele que me fortalece. 
  Filipenses 4:13

• Na realidade o examinador pisou na bola. Não existe encaminhamento e sim transferência. Mas....