· Criação/Produção: intervenções que o arquivista deve fazer no processo de produção/criação de documentos com o objetivo de só produzir o que é necessário, da maneira mais eficiente possível.
· Classificação: classificar significa ler o documento, entender a qual função/atividade institucional ele faz referência e, ao fazer essa identificação, o responsável deve procurar em qual classe do Plano de Classificação da instituição, essa função/atividade identificada pode ser encaixada.
· Avaliação: decidir por quanto tempo cada um deve ficar nos arquivos correntes e intermediários, além de definir se a destinação final será a eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente.
· Aquisição: todas as formas de entrada dos documentos no conjunto documental da instituição.
· Conservação/Preservação: visa proteger os documentos, a fim de que as informações neles contidas sejam protegidas
· Descrição: consiste em analisar o documento, retirar os elementos que o representa e criar instrumentos de pesquisa, a partir desses elementos coletados, para facultar o acesso.
· Difusão: consiste em ações que visam diminuir a distância entre o cidadão e a informação.