Questão 3842251

• Banca: IDCAP
• Órgão: Câmara de Marilândia - ES
• Ano: 2018
• Provas: IDCAP - 2018 - Câmara de Marilândia - ES - Técnico Legislativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Protocolo

Em relação as atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo, analise:

I - Recebimento consiste na etapa em que o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição;

II - Controle de tramitação consiste na etapa do procedimento em que o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codificado de acompanhamento;

III - Classificação consiste na etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificação da instituição;

IV - Expedição/Distribuição consiste na atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

Dos itens acima:

• A. Apenas os itens I e III estão corretos.
• B. Apenas os itens II e IV estão corretos.
• C. Apenas os itens I, III e IV estão corretos.
• D. Apenas os itens I, II e III estão corretos.
• E. Todos os itens estão corretos.

Gabarito: C

Comentários

• Gabarito C

  A alternativa II misturou os conceitos de autuação e registro.

  REGISTRO

  É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento (seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações) em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado. 

  AUTUAÇÃO

  É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.

• GABARITO: C

  Complementando, a tramitação é o conjunto de procedimentos formais definidos pela empresa.  É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).

  Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou, por exemplo, ajudarão a agilizar a sua localização.