Dissonâncias normativas: as próprias normas e instruções a serem transmitidas não apresentam clareza, dificultando a compreensão e a interpretação dos próprios codificadores das mensagens;
Indefinição clara de responsabilidade: quando não existe transparência e clareza sobre a tipologia e qualidade das 8 comunicações cotidianas e as responsabilidades funcionais das áreas sobre o processo informativo;
Excesso de informações: a quantidade excessiva de normas, instruções e informações de todos os tipos acaba prejudicando o manuseio, a decisão de leitura, a assimilação, o arquivamento e a posterior remuneração das informações;
Defasagem tecnológica da comunicação: certas organizações assentam sua estrutura de comunicação sobre uma base predominante de meios impressos, o que significa que o sistema de comunicação administrativa não está consoante com o porte físico e tecnológico da companhia;
Inadequação de linguagens: são inadequados por excesso de tecnicismo, formalismo, expressões desconhecidas, erros gramaticais e outros. A ausência de objetividade e clareza afasta os leitores, comprometendo o entendimento das informações, causando muitas interpretações e dificultando a execução dos procedimentos.
(TORQUATO, 2004, p. 42).