Questão 395659

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: Correios
• Ano: 2011
• Provas: CESPE - 2011 - Correios - Analista de Correios - Arquivologia
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Administração de Arquivos; Avaliação de Documentos; Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de
documentos, julgue os itens subsequentes.

A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• Resposta: Errado.
  
  A gestão de documentos é formada por três fases básicas: produção, utilização e destinação. 
  
  No caso da fase de utilização diz respeito ao fluxo documental. Nesta fase inclui as atividades de protocolo ( recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
  
  Já a avaliação é feita através da análise e seleção do documento, com vistas à fixação de prazos para a sua guarda ou eliminação ( cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.        
• ERRADO
  
  AVALIAÇÃO não faz parte da fase de utilização como a banca deu a entender.
  
  Ela é umas das fases da gestão de documentos:
  
  1- Produção
  
  2- Utilização
  
  3- Avaliação- Esta fase é tida sim como a mais complexa das 3, por desenvolver-se mediante análise e avaliação dos documentos, estabelecendo os prazos de guarda e determinando os documentos que irão para o arquivo Permanente e os que serão eliminados.
  
  Fonte: Arquivologia Facilitada
• Segundo o Livro da Marilene Leite Paes; ARQUIVO TEORIA E PRATICA.
  
  As tres fases básicas da gestão de documentos são: a produção, a utilização e a destinação.
  
  Destinação: talvez a mais complexa das tres fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eleiminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
  
  Portanto o erro da questão foi ter incluido a avalição fazendo parte da fase de utilização, quando na verdade faz parte da destinação.
• Questão equivocada, a avaliação faz parte da fase de destinação de documentos....
  
  "talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados  nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição".
  
  FONTE: Carolina Teixeira; Arquivologia para concursos.