Certo.
Uma das dúvidas de colegas foi sobre a questão da preservação. Embora típica da fase permanente, a preservação deve ocorrer desde o momento da produção do documento. Veja:
(CESPE-UNB/TJAM/2019) Para realmente ter efetividade, a preservação deve ser feita quando os documentos chegarem ao arquivo permanente.
Errado.
As atividades de preservação se iniciam desde o início da vida do documento, ou seja, desde a idade corrente, e não na idade permanente, como afirma o item.
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Temos na segunda fase, que é a fase de utilização, as atividades de:
Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos);
Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
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Outras questões para ajudar:
(CESPE/UNB/CLDF/2006) Gestão de documentos é o conjunto de medidas e rotinas relativas à aplicação de técnicas e práticas arquivísticas para racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso e avaliação de documentos de arquivo.
Certo.
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(CESPE/UNB/CREA-DF/2003) A gestão de documentos assegura, de forma eficiente, a produção, a administração, a manutenção e a destinação de documentos.
Certo.
Certo! É o que o e-arq Brasil diz:
Definição da política arquivística
Órgãos e entidades devem definir uma política de gestão arquivística de documentos que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, de maneira a apoiar suas funções e atividades.
Fonte: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/earqbrasil_model_requisitos_2009.pdf (pág 19)