Companheiro, analise sempre com a cabeça de "Piiii" do Cespe. Não queira entender, simplesmente procure ver algo errado, não tendo, esta certa.
Você fixa o prazo de guarda, conhecendo os documentos que são gerados por esta instituição/organização, e para isto vc não pode tirar do nada, precisa basear-se na Lei, uso e importância para quem o gerou.
A fixação do prazo de guarda dos documentos vincula-se à determinação do valor do
documento, de acordo com:
• a frequência de uso das informações nele contidas;
• a existência de leis ou decretos que regulem a sua prescrição legal;
• a existência de outros documentos com as mesmas informações (documentos
recapitulativos); e
• a necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos de precaução).
Os prazos de guarda referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediária, atendendo exclusivamente às necessidades da administração
que os gerou, contado, normalmente, a partir da data de produção do documento.
fonte: http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/acervo/acervo_gestao/Manual_Gestao.pdf
achei mais esta fonte dita com outras palavras:
O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores :
• freqüência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos em virtude das práticas administrativas.
fonte: http://pt.slideshare.net/falmnascim/resumao-arquivologia