| Características | Documentos Tradicionais | Documentos Eletrônicos |
| Consignação e utilização de símbolos | Feito sobre um suporte (papel, etc.) com o auxílio de símbolos (caracteres alfabéticos, ilustrações, etc.) que o ser humano pode compreender (ler) | Feito sobre um suporte (magnético ou óptico) com o auxílio de símbolos (códigos binários) que devem ser decodificados para que o ser humano possa compreender (ler) |
| Relação entre o conteúdo e o suporte | Conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado. Alto grau de integridade do conteúdo | O conteúdo deve ser separado do suporte de tempos em tempos e transferido para outro. Grande possibilidade de perda da integridade do conteúdo |
| Características das estruturas materiais e lógicas | Aparecem de forma evidente ao usuário. São partes integrantes do documento sobre papel e preserva-se como um critério essencial de sua autenticidade | Não são imediatamente evidentes e são habitualmente desconhecidas pelo usuário |
| Metadados | Dependem de um contexto administrativo para serem compreendidos | Apoiam-se em um contexto administrativo, mas precisam igualmente de metadados que descrevam a função da informação registrada |
| Identificação dos dados | É uma entidade material | Não é uma entidade material, nem pode ser identificada como tal. Trata-se mais de uma entidade lógica que é resultado de uma atividade ou de uma operação |
| Conservação dos documentos | Conservar às unidades materiais (folhas de papel, volumes, etc.) sob as melhores condições possíveis a fim de evitar dano que, se mesmo assim ocorrer, deve ser reparado imediatamente | Deve-se periodicamente transferir os dados para outros suportes, isto é, efetuar uma cópia para novos dispositivos de armazenamento e, em qualquer caso, converter os dados para um formato que convenha aos sistemas informáticos |