GABARITO: LETRA A
ETAPAS DO ARQUIVAMENTO
- Inspeção;
- Estudo;
- Classificação;
- Codificação;
- Ordenação;
- Guarda dos documentos.
- Inspeção;
“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento.
Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida”.
- Estudo;
“Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas”.
- Classificação;
“Concluído o estudo do documento, o arquivista passa a etapa de classificação, que consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas.
A classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo”.
- Codificação;
“Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores”.
- Ordenação;
“É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. Nessa operação os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias”
- Guarda dos documentos
“É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção dispensada a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja ´guardado´ dentro do móvel”.
GRAN CURSOS - PROFº ÉLVIS MIRANDA.