A reunião de kick-off em um projeto é essencial e não deve durar mais que 1 hora, para que não tenhamos detalhes excessivos nesta reunião.
É importante a presença dos principais stakeholders do projeto, inclusive com a participação do sponsor ou patrocinador, pois assim o projeto já inicia com o envolvimento e interesse de todos.
A reunião deve ser coordenada pelo gerente de projeto, onde os principais tópicos apresentados são: o objetivo do projeto, o escopo macro do projeto, os principais riscos e restrições, possível orçamento estimado e data de entrega. Essas seriam as informações contidas no termo de abertura do projeto, ou seja, as informações de suma importância porém de forma que não detalhe muito, uma vez que o planejamento do projeto ainda não foi realizado.
É nesta reunião que teremos o comprometimento e motivação da equipe, pois nada pior que iniciar um projeto e a equipe nem saber do que se trata o projeto e qual a importâcia dele para a organização ou sociedade.