Documento é todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação. ele é arquivado e conservado por essas instituições e seus sucessores, para efeitos futuros.
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Percebe-se que a definição é bem parecida, portanto facilmente confundida.
Falou de material, é documento - é a informação registrada em um suporte, que possua uma finalidade probatória.
Falou de arquivo, é conjunto de documentos - conjunto de documentos criados ou recebidos por empresas e pessoas, com a finalidade de servir como fonte de informações.