Em resumo, as etapas de controle realizadas pelo protocolo são:
1) Recebimento: receber toda a documentação que irá circular no órgão
2) Registro: ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
3) Autuação: o documento será analisado e, na maioria das vezes, transformado em processo.
4) Classificação: separar os documentos de acordo com o destinatário.
5) Expedição/Distribuição: Quando o destinatário é externo à instituição, a entrega é chamada de expedição. Quando o destinatário é interno, a entrega é chamada de distribuição.
6) Controle/Movimentação: A cada vez que o documento tramita é feito um lançamento no sistema (ou no livro ou ficha manual, se for o caso), indicando para onde o documento foi encaminhado e por onde já passou.
O protocolo pode ser considerado a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Seu objetivo é controlar a movimentação dos documentos, de modo que se saiba onde e com quem estão e quais ações foram empreendidas no suporte documental. Esse setor desenvolve suas atividades por meio do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
a) O recebimento é o ato de literalmente receber o documento na instituição, seja externamente ou internamente. Errada.
b) A expedição é o envio do documento de dentro da instituição para uma pessoa física ou jurídica externa. Errada.
Dica:
expedição = externo
c) Autuação é o momento em que o documento é incorporado à instituição, passando a constituir um processo, o que torna a alternativa correta. Certa.
d) Transferência não é uma das fases do protocolo, mas é um dos dois tipos de movimentação possíveis dentro do ciclo vital dos documentos - arquivos correntes, intermediários e permanentes. A transferência se dá quando os documentos se movimentam dos arquivos correntes para os arquivos intermediários, somente. Errada.
e) Composição não é uma fase de protocolo. Errada.
Gabarito do Professor: C