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Gab. Letra E - a guarda de documentos que possuírem valor probatório.
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ITEM E - Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
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DESTINAÇÃO : Aguardando destinação final
INTERMEDIÁRIO ----> PERMANENTE
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e)
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Gabarito E
Na fase de destinação que ocorre a avaliação dos documentos, para determinar se irão para o arquivo permanente ou se serão eliminados por não terem mais valor de prova ou informação para a instituição.
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A questão trata das características inerentes às fases da gestão de documentos.
As fases são: Produção, utilização, tramitação, avaliação ou arquivamento (fases completas) ou produção, utilização e destinação (fases básicas).
a) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
b) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
c) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
d) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
e) Fase de Avaliação e Destinação de documentos. Certa.
Gabarito do Professor: Letra E.
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· Gestão de Documentos: Fases:
1.Produção:
- Elaboração de formulários e correspondência.
- Controle da produção, evitando a replicação/produção de cópias desnecessárias.
- Aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos/informáticos.
- Escolha de materiais/equipamentos/procedimentos adequados
2.Utilização:
3.Tramitação:
4.Avaliação/Arquivamento:
5.Destinação:
- Guarda de documentos que possuírem valor probatório.
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• Protocolo:
- Conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo/movimento/curso documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação/acesso à informação.
-Denominação atribuída a setores encarregados: recebimento/registro/distribuição/movimentação.
- Denominação atribuída ao próprio nº de registro dados ao documento.
- Denominação a livro de registro de documentos/expedidos.
- Atendimento: informar sobre a existência de determinado documento/localização/tramitação atual.
-Serviço auxiliar: informar rápida/precisamente a localização exata da documentação em trânsito, desenvolvendo, p/ tanto, as seguintes atividades:
1- Recebimento: receber a correspondência, separando-as quanto aos aspectos particular/oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de caráter sigiloso aos destinatários, abrir os documentos ostensivos (abertos/analisados, anexando + informações, e assim encaminhados ao seu destino, verificando a existência de antecedentes).
2- Registro (cadastro de controle: automatizado/manual): apor carimbo de protocolo, c/ o nome do remetente/nº/data/assunto do documento/classificação.
3- Autuação: documento analisado, e transformado em processo.
4 - Classificação: operação intelectual que consiste na interpretação do documento; análise/determinação do assunto , conforme o plano de classificação de documentos adotado. Ostensivo/Sigiloso/Particular.
5- Movimentação/distribuição/tramitação/trâmite (Dentro da empresa): Encaminhamento da documentação, por meio do devido controle, aos destinatários. Desde a sua produção/recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Procedimentos formais definidas pela empresa. Todas as etapas devem ser seguidas s/ erro p/ que o protocolo consiga localizar o documento.
*Expedição (Fora da empresa): receber a documentação expedida dos setores, verificando a falta de folhas/anexos, datando/numerando o documento original/cópias, e expedir o original por correio/malote (vão p/ destinatário), encaminhando a cópia ao setor remetente/arquivo.
6 - Controle/Movimentação: A cada vez que o documento tramita é feito um lançamento no sistema/livro/ficha manual, indicando p/ onde o documento foi encaminhado e por onde já passou.
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Resolução:
A questão trata das características inerentes às fases da gestão de documentos.
As fases são: Produção, utilização, tramitação, avaliação ou arquivamento (fases completas) ou produção, utilização e destinação (fases básicas).
a) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
b) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
c) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
d) Essas atividades são desenvolvidas na fase de produção.
e) Fase de Avaliação e Destinação de documentos. Certa.
Resposta: E
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A gestão de documentos é dividida em três fases, sendo elas: produção, utilização e destinação.
Produção: Corresponde à produção dos documentos em decorrência do exercício das atividades da instituição e engloba:
- elaboração de formulários e correspondência;
- controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias;
- aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos;
- escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados.
Utilização: Corresponde às atividades necessárias para a garantia do uso e cumprimento da função administrativa para qual o documento foi criado, assim como a sua guarda após os trâmites serem cessados. Essa fase engloba:
- atividades de protocolo, classificação, organização,
- elaboração de normas de acesso,
- gestão de arquivos correntes e intermediários,
- implantação de sistemas de arquivo e recuperação das informações necessárias ao desenvolvimento das atividades da Instituição.
Destinação: Caracteriza-se pelo estabelecimento de prazos de guarda e destinação dos documentos, no qual se determina quais documentos devem ser eliminados após determinado período e quais deverão ser conservados permanentemente por possuírem valor secundário (histórico, probatório ou informativo), por meio das atividades de avaliação, análise e seleção.
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Outra questão que Vuvu cobrou super parecida, mas perguntando da fase de UTILIZAÇÃO:
A gestão de documentos é dividida em três fases, sendo elas: produção, utilização e destinação. A fase de utilização engloba
(A) a elaboração de formulários e correspondência.
(B) a implantação de sistemas de arquivo e recuperação das informações necessárias. (GABARITO)
(C) o controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias.
(D) o aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos.
(E) a escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados.
Fonte: https://files.cercomp.ufg.br/weby/up/1249/o/ebook_cidarq.pdf
Gabarito ( E )
Obs: Quando meus comentários estiverem desatualizados ou errados, mandem-me msgns no privado, por favor, porque irei corrigi-los.
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A gestão de documentos é dividida em três fases, sendo elas: produção, utilização e destinação. A fase de destinação engloba:
A a elaboração de formulários e correspondência.(PRODUÇÃO)
B o controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias.(PRODUÇÃO)
C o aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos.(PRODUÇÃO)
D a escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados.(PRODUÇÃO)
E a guarda de documentos que possuírem valor probatório. (CORRETA - DESTINAÇÃO)