Questão 5269702

• Banca: VUNESP
• Órgão: CODEN - SP
• Ano: 2021
• Provas: VUNESP - 2021 - CODEN - SP - Escriturário
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Protocolo

Os setores de protocolo são as unidades responsáveis por

• A. controle do fluxo de documentos, por meio do registro em sistemas informatizados ou formulários, e por providenciar a distribuição dos documentos recebidos aos usuários internos, assim como o envio da documentação aos usuários externos à instituição.
• B. realizar, no recebimento, estudo e análise da estrutura administrativa, competências, funções e atividades do órgão ou unidade que terá a documentação avaliada.
• C. realizar, no recebimento, levantamento da produção e do fluxo documental (trâmite) da unidade ou órgão analisado.
• D. realizar, na expedição, a identificação de valores dos documentos como primário (administrativo, legal ou fiscal) ou secundário (histórico, probatório ou informativo).
• E. realizar, na expedição, a definição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final dos documentos analisados, considerando as Tabelas de Temporalidades aplicadas e propondo as atualizações necessárias a essas tabelas.

Gabarito: A

Comentários

• ✅Letra A.

  Sobre o PROTOCOLO = Responsável pelo controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real.

  Atividades do PROTOCOLO = Recebimento, registro, autuação, expedição/distribuição e controle/movimentação.

  Expedição = É Externa, outra instituição. --------------> Associei vogal com vogal para gravar.

  Distribuição = Dento da própria instituição. -----------> Aqui associei consoante com consoante para gravar.

  Fonte: Baseada nos PDFs do Estratégia Concursos.

  BONS ESTUDOS. FIRMES!!!✍❤️

• GAB A

  • Setor de Protocolo: É um setor voltado para o recebimento de correspondências ou documentos. Todo órgão público possui uma área que seja o responsável pelo registro e distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será conhecido como o setor de Protocolo.
  • Obs: A atividade de protocolo esta diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos.
  • SÃO ATIVIDADES DO PROTOCOLO
  1. Recebimento;
  2. Registro e autuação;
  3. Classificação;
  4. Expedição/distribuição;
  5. Controle/movimentação

• SÓ ERREI DEVIDO ACHAR QUE TERIA DE TER A PALAVRA EXPEDIÇÃO.

• O protocolo é a porta de entrada e saída dos documentos na instituição. Nenhum documento deve ser produzido ou recebido sem passar por esse setor, pois as atividades desenvolvidas nessa área proporcionarão o controle de movimentação dos documentos.
  
  O protocolo desenvolve as seguintes atividades: recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos.
  
  a) A inserção de dados para o controle do fluxo dos documentos é realizado na etapa de recebimento e seu monitoramento é realizado na etapa de tramitação ou controle da tramitação; a distribuição interna, que é o envio para o destinatário, é realizada na etapa de distribuição; e o envio de documentos para pessoas físicas ou jurídicas externas, é realizado na etapa de expedição. Certa.
  
  Dica para diferenciar distribuição de expedição
  Distribuição: interno
  Expedição: externo.
  
  b) A definição apresentada refere-se a uma competência desenvolvida na fase de avaliação do programa de gestão documental, e não é uma função do protocolo. O protocolo só controla a movimentação dos documentos por meio do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, tramitação/controle da tramitação e expedição de documentos. Errada.
  
  c) Na etapa de recebimento, os documentos só são recebidos. O protocolo não é responsável  por fazer levantamento de produção e de fluxo. Essa é uma ação desenvolvida na fase de produção do programa de gestão documental. Errada.
  
  d) Na expedição, os documentos documentos são enviados para pessoas físicas ou jurídicas externas. A identificação dos valores é feita na fase de avaliação do programa de gestão de documentos. Errada. 
  
  e) Na expedição, os documentos documentos são enviados para pessoas físicas ou jurídicas externas. A definição dos prazos e a destinação são feitas na fase de avaliação do programa de gestão de documentos. Errada.
  
  Gabarito do Professor: Letra A.