Registro e Autuação é a etapa em que o protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.
Errado. Temos o conceito de Tramitação.
Tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa. É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).Todas as etapas devem ser seguidas sem erro para que o protocolo consiga localizar o documento. Quando os dados são colocados corretamente, como datas e setores em que o documento caminhou por exemplo, ajudará a agilizar a sua localização.
Fonte: https://materiasparaconcursos.com.br/2018/06/03/protocolo-recebimento-registro-distribuicao-tramitacao-e-expedicao-de-documentos/
Gab. B
Registro de Documentos
Uma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de ser transformado em processo), o Setor de Protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema. Hoje, normalmente esse sistema é informatizado, mas durante muito tempo foi feito em sistemas manuais, onde eram utilizadas fichas de controle, as chamadas fichas de protocolo. Esse cadastro dos dados é chamado de registro. Portanto, os documentos devem ser registrados pelo protocolo no momento em que dão entrada no órgão.
Esse registro (cadastro) é que vai permitir a localização dos documentos, quando necessária, uma vez que os dados básicos que o usuário informará para a busca dos documentos foram cadastrados em um sistema de controle e de busca.
Autuação de Documentos
Uma vez cadastrado, o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo. Essa transformação é chamada de autuação (no dia a dia é comum chamarmos de abertura ou formação de processo). O nome autuação está vinculado ao fato de que, tecnicamente, os populares processos são chamados de autos ou autos de processo, ou seja, autuação é o ato de transformar a correspondência (documento comum) em auto de processo.
Um pedido de aposentadoria será transformado, portanto, em um processo de aposentadoria; um pedido de compra de material dará abertura a um processo licitatório, e assim por diante.
Tramitação de Documentos
Encontramos na bibliografia arquivística a seguinte definição para tramitação:
“Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”.
Podemos concluir que tramitação é o caminho, o curso, a trajetória que o documento percorre desde a sua produção ou entrada na instituição até ser efetivamente resolvido. Cada documento terá sua tramitação definida a partir do assunto de que ele trata. Imagine, por exemplo, uma solicitação de aposentadoria. Ela terá sua tramitação a partir dos setores envolvidos no assunto (Recursos Humanos, Setor Jurídico, Setor Financeiro...).
Fonte: Apostila de Arquivologia - Protocolo, do Gran Cursos Online. Prof.: Elvis Miranda
Gabarito: B