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Eu tbm hahaha
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Gabarito: Errado.
Corrigindo: A etapa de arquivamento que trata de examinar o documento, verificando o último despacho, para se certificar de que ele se destina ao arquivamento ou para outra rotina é a de INSPEÇÃO.
A inspeção consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se ele(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
Fonte: Comunidade QC + anotações pessoais.
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Gabarito: ERRADO.
Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que Marilena Leite Paes chama de “operações de arquivamento”. São elas:
–– Inspeção;
–– Estudo;
–– Classificação;
–– Codificação;
–– Ordenação;
–– Guarda dos documentos.
Inspeção:
“Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida.”
Marilena Leite Paes
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Saiba que as etapas de arquivamento são: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda/arquivamento.
Inspeção é a etapa que confirma se o documento realmente deve ser arquivado. Essa verificação é feita a partir da análise dos últimos andamentos do documento.
Estudo é o momento que o documento é analisado para verificar se há outros documentos que falam do mesmo assunto. Se houver, deve-se proceder às referências cruzadas que facilitarão a busca de tudo o que há relacionado àquele assunto.
Classificação é a própria classificação de documentos, que é o ato de analisar o documento, detectar a qual função/atividade ele faz referência e tentar encaixar em alguma classe do Plano de Classificação.
Codificação é o ato de identificar o método de arquivamento adotado para os documentos. Essa etapa facilitará o arquivamento e a localização posterior.
Ordenação é a disposição do documento de acordo com a classificação e a codificação adotados, ou seja, de acordo com a classe do Plano de Classificação e o método de arquivamento adotado.
Guarda/arquivamento, é o ato de guardar os documentos nas estantes, pastas, prateleiras, caixas ou arquivos deslizantes.
A definição apresentada pela questão faz referência à Inspeção, e não ao arquivamento.
Gabarito do Professor: ERRADO.
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Inspeção
O arquivista examina cada documento para verificar se os mesmos se destinam ao arquivamento. Tal verificação se procede mediante a leitura do último despacho ou pela observância de uma rotina preestabelecida
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. Se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo.
Codificação
Nesta etapa, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.
Ordenação
Disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas. Nessa operação os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias.
Guarda
É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante. Da atenção a esta operação, como também às demais, dependerá o êxito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar perdido, embora esteja "guardado" dentro do móvel.
Fonte: Marilena Leite Paes