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GABARITO: C
Funções de um programa de gestão de arquivos:
I – Garantia da preservação de documentos e arquivos importantes. CORRETO
II – Otimização do processo de busca por informações. CORRETO
III – Redução do acúmulo desnecessário de dados digitais ou em papel. CORRETO
IV – Aumento da burocracia ao se buscar e trabalhar informações em arquivos. ERRADO
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I. Quando a gestão de documentos é aplicada, os documentos certos permanecem pelo tempo necessário em cada fase do ciclo documental, e são eliminados, quando não são mais úteis à instituição ou quando não passam a possuir características históricas/culturais/probatórias/informativas que justifiquem a sua guarda.
Em outras palavras, todos terão acesso às informações, sempre que precisarem, sem que o conjunto documental se torne um problema de espaço e de localização da informação. Essa "triagem" faz com que somente os documentos importantes sejam guardados, eliminando os que não são úteis, no tempo correto, o que torna a assertiva verdadeira. Certa.
II. Os documentos institucionais são produzidos em grande quantidade, pois as funções e atividades são inúmeras, o que acarreta a produção elevada de documentos. Quando a gestão é aplicada, os arquivistas usam ferramentas para facilitar a localização das informações, mesmo diante de um cenário de produção documental elevada. Podemos citar alguns desses instrumentos e procedimentos: uso de metadados, indexação coordenada e produção de instrumentos de pesquisa. Certa.
III. Independente de se tratar de dados digitais ou em papel, quando a gestão é aplicada, um processo de racionalização da produção documental também é desenvolvido. O arquivista irá atuar junto às áreas para que só seja produzido o que é realmente necessário. Ações práticas da racionalização: verificar se dois ou mais documentos que tratam do mesmo assunto podem virar um tipo documental único, analisar se documentos que não são utilizados podem sair de circulação e trabalhar na concisão das informações. Certa.
IV. A gestão promove o contrário. Ao invés do aumento da burocracia, tem-se a diminuição, por meio de instrumentos de pesquisa, por exemplo, que facilitam a busca ao mostrar ao usuário quais são as informações disponíveis, dentro do seu interesse. Errada.
Fonte:Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
Gabarito do Professor: Letra C.
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GABARITO: C.
Em vermelho, a teoria conforme as alternativas da questão!
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
→Produção:
- Criação apenas dos documentos essenciais à administração (para não criar documentos sem necessidade);
- Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias; II e III
- Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência (manter as normas da empresa atualizadas);
- Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários (padronização para criação dos documentos);
- Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para cópias de documentos) e informáticos (a cópia pode ser digital também);
- Escolher de forma adequada materiais e equipamentos ligados à produção de documentos (atualmente seriam computadores, planilhas, softwares para edição de texto, dentre outros);
- Selecionar de forma adequada recursos humanos na instituição (para que as pessoas selecionadas sejam qualificadas, produzam documentos da forma correta).
→ Utilização (ou “Utilização e conservação”):
- Protocolo, que visam o controle da tramitação dos documentos;
- Organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos documentos) - I;
- Elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
- Elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.
→ Destinação (ou “Avaliação e destinação”):
É a fase em que se controla o que ocorrerá com o documento no final de sua vida (se é eliminado ou I- encaminhado para arquivo permanente). O ciclo de vida dos documentos é feito por meio da tabela de temporalidade: os documentos são avaliados e é criada uma tabela que apresentará quanto tempo o documento será guardado, o que será eliminado e o que será permanente.