Gabarito: A
I. Documento é toda unidade de registro de informações em suporte papel, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. (Errado)
➥ Vamos começar trazendo o conceito de Documento do Dicionário Brasileira de Terminologia Arquivística, o DBTA. Para ele, documentos são: Unidades de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
II. Os órgãos e entidades da administração pública atuam nos mais diversos domínios do conhecimento, e as funções e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de informações, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem documentos de arquivo. (Correta)
➥ Vide os conceitos expostos no item I.
III. A Teoria das três idades é a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a quantidade de documentos produzida pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário. (Errado)
Conceito que temos no DBTA: Para o DBTA a Teoria das 3 Idades é a teoria segundo a qual os arquivos são "considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário".
IV. Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. (Correto)
➥ Diz o DBTA que gestão de documentos é: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.
V. As fases da gestão de documentos são: produção, utilização, identificação, separação, conferência e destinação final. (Errado)
➥ PRODUÇÃO
•Racionalização na criação de documentos.
•Otimização do uso de recursos.
•Escolha criteriosa dos equipamentos e pessoas empregados no processo.
➥ UTILIZAÇÃO
•Fluxo percorrido pelo documento no cumprimento de sua função administrativa.
•Armazenamento após o encerramento.
•Atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento.
➥ AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO
•Estabelecimento de prazos de guarda e destinação final.
•Eliminação periódica de documentos.
•Transferência e recolhimentos de documentos para seus respectivos arquivos.
A questão elenca conceitos basilares da arquivologia, como as fases que compõem um programa de gestão de documentos, a própria gestão de documentos, teoria das três idades, arquivo e documento.
I. Para ser considerado um documento arquivístico, as informações não necessitam estar registradas em suportes específicos, como o papel. Errada.
II. O documento arquivístico só existe porque as instituições, no exercício de suas atividades, necessitam registrar as informações em algum suporte documental, para perpassá-las. Certa.
III. A quantidade de documentos produzidos por uma instituição não é um fator a ser considerado par aa aplicação da teoria das três idades. Errada.
IV. Esse é o conceito de gestão de documentos, segundo o Art. 3ª da Lei nº 8.159/91. Certa
V. as fases do programa de gestão de documentos são: produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos. Errada.
Fonte: BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em: Portal do Planalto. Acesso em: 14 de fevereiro de 2022.
Gabarito do Professor: Letra A.
GABARITO: LETRA A
COMENTÁRIO DA PROFESSORA PARA QUEM NÃO TEM ACESSO
A questão elenca conceitos basilares da arquivologia, como as fases que compõem um programa de gestão de documentos, a própria gestão de documentos, teoria das três idades, arquivo e documento.
I. Para ser considerado um documento arquivístico, as informações não necessitam estar registradas em suportes específicos, como o papel. Errada.
II. O documento arquivístico só existe porque as instituições, no exercício de suas atividades, necessitam registrar as informações em algum suporte documental, para perpassá-las. Certa.
III. A quantidade de documentos produzidos por uma instituição não é um fator a ser considerado par aa aplicação da teoria das três idades. Errada.
IV. Esse é o conceito de gestão de documentos, segundo o Art. 3ª da Lei nº 8.159/91. Certa
V. as fases do programa de gestão de documentos são: produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos. Errada.
FONTE: Serenna Alves, Arquivista do Instituto Federal de Minas Gerais, Formada em Arquivologia pela UnB - Universidade de Brasília e Especialista em Gestão de Documentos, de Arquivologia