-
Gestão de Documentos é a forma de organização e guarda dos documentos de um Arquivo, por conseguinte, concluie que Gestão ELETRÔNICA de Documentos seria a resposta correta, haja vista, a questão falar de uma tecnologia.
-
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Conjunto de tecnologias utilizadas para organizações da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em bancos de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios entre outros.
Fonte: Aulas da Prof. Katia Quadros.
Gab. D
-
·Gerenciamento eletrônico de documentos:
-Conjunto de tecnologias utilizadas p/ organizações da informação ñ estruturada de um órgão/entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura/gerenciamento/armazenamento/distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que ñ está armazenada em bancos de dados, como msg de correio eletrônico/arquivo de texto/imagem/som/planilha etc.
-Pode englobar tecnologias de digitalização/automação de fluxos de trabalho (workflow)/processamento de formulários/indexação/gestão de documentos/repositórios entre outros.
-Organiza o acervo, visando eliminar acúmulo de papel (temporários/inativos).
-Aperfeiçoa a consulta, incorporando aos avanços tecnológicos.
-Implantação é desafiadora no tocante ao preparo/digitalização/indexação de papéis que muitas vezes estão
desgastados, necessitando de um bom planejamento/rotinas (software/scanner/treinamento de pessoas/avaliação do passivo/cronograma/projeto piloto/análise dos resultados).
-Vantagens: economia c/ papel/redução do espaço físico interno nas empresas/facilidade na consulta/aumento na
integridade do arquivo/fácil manutenção/backup do acervo p/ evitar possíveis perdas (agilidade/acesso à informação).
-
Um dos instrumentos oferecidos pela Tecnologia da Informação para a guarda e melhor gestão de documentos nas organizações, recebe o nome de
►Padronização dos Processos.
►Gerenciamento Compartilhado em Nuvem.
►Guarda Compartilhada de Documentação.
►Gestão Eletrônica de Documentos.
Os benefícios serão incontáveis caso a instituição a use. Trará grande agilidade para os processos, localização de documentos e melhorias nos processos de decisões são beneficiadas diretamente. Por conseguinte, as vantagens que o uso da GED oferecerá atingirá todas as áreas da empresa e é uma facilidade que chega não apenas como solução para muitos problemas, mas que traz alguns benefícios:
▬ Melhor aproveitamento do espaço físico, com os doc’s digitalizados, a necessidade de estoque de papéis, em arquivos ou depósitos será minimizada;
▬ Reduções exorbitantes em despesas tanto com cópias de papel, transporte de doc’s, espaço destinado apenas para estoque e armazenamento;
▬ Colaboração facilitada, o envio eletrônico é praticamente instantâneo, o que descomplexifica compartilhamento, o acesso de outras gestões;
▬ Segurança, menores chances de extravio ou perda de doc’s;
São existentes muitos serviços de gestão eletrônica de doc’s, tal como o McFile, além de fazer a GED, fará:
▬ Gestão de e-mail: separará e classificará e-mails juntos aos clientes e assuntos;
▬ Rede social corporativa: compartilhamento de assuntos e temas relevantes para colegas e parceiros;
▬ Depósito de arquivos físicos: monitoramento, digitalização e planejamento de suas pastas e caixas.
►Fluxo de Trabalho Simplificado.