Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento
arquivístico por meio das ações de:
registro;
classificação;
indexação;
atribuição de outros metadados;
arquivamento.
Os objetivos da captura são:
identificar o documento como documento arquivístico;
demonstrar a relação orgânica dos documentos.
A captura é a incorporação de um documento ao sistema de gestão arquivística,
quando passará a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento. Uma vez
capturado, o documento tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e
posteriormente arquivado, como ser imediatamente arquivado em uma pasta, no
caso de documentos em papel, ou diretório, no caso de documentos digitais.
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de documentos em papel, a
captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou
identificado.
Em um SIGAD o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do
sistema e então capturado automaticamente no momento do registro, como pode
ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além do código de classificação, descritores, número de protocolo e número de
registro, a captura pode prever a introdução de outros metadados tais como: data
e hora da criação, da transmissão e do recebimento do documento; nome do autor,
do originador, do digitador e do destinatário, entre outros. Esses metadados podem
ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas
pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídicoadministrativo.
Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de um modo
inequívoco e mostrar sua relação com os outros documentos.
A captura tem como pré-requisito a definição de:
quais documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo sistema
de gestão arquivística de documentos;
quem deve ter acesso a esses documentos e em quais níveis;
por quanto tempo serão retidos.
As decisões sobre captura e retenção devem ser consideradas no momento da
concepção do sistema de gestão arquivística de documentos. A decisão sobre quais
documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem ser mantidos deve
Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - julho/2006
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ
levar em conta a análise dos seguintes fatores: legislação vigente, exigências
quanto à transparência e ao exercício das atividades do órgão ou entidade, bem
como grau de risco que correm caso não capturem documentos arquivísticos.
Documentos que exigem captura são aqueles que:
responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma ação;
documentam uma obrigação ou responsabilidade;
estão relacionados à prestação de contas do órgão ou entidade.