1ª Fase – Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante.
Visa:
a) prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados;
b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários;
c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos;
d) assegurar a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
2ª Fase – Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização.
A segunda fase abrange medidas para assegurar:
a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição;
b) uso efetivo da informação e arquivos correntes;
c) seleção do material, do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos.
3ª Fase – Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como memória do passado. Além disso, define-se por quanto tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais.
Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades:
a) identificação e descrição de documentos por séries ou classes;
b) listagem destas séries e classes para retenção ou destinação;
c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente;
d) eliminação periódica dos documentos destituídos de valor permanente;
e) recolhimento dos documentos permanentes para a instituição arquivística.