Questão 598825

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: EBC
• Ano: 2011
• Provas: CESPE - 2011 - EBC - Técnico - Administração
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Correspondência Oficial; Procedimentos Administrativos

Julgue o próximo item, relativo à organização de arquivos correntes e intermediários.

As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• As correspondências devem ser separadas de acordo com o tipo de assunto. Se for ostensivo, após as atividades de protocolo, é encaminhada ao destinatário. Se o assunto for sigiloso ela virá em dois envelopes. O primeiro é comum e não especifica a sigilosidade, o segundo sim e não deve ser aberto no protocolo. Ele vai direto ao destinatário.
  
  
• Pensei no fato de uma correspondência enviada não poder ser organizada no arquivo, afinal ela foi expedida !! Avaliação básica ou deve-se guardar uma cópia e arquivar ?
• Caro Wendell,
  
                           Os documentos expedidos são arquivados nos órgãos públicos mediante cópia com a assinatura do destinatário com dia e local em que obteve o documento, a fim de comprovar que a Administração encaminhou a informação e que o destinatário teve ciência dela.
                            Nos casos em que não é possível obter a assinatura daquele a quem o documento é endereçado, envia-se uma correspondência com aviso de recebimento e arquiva-se uma cópia dela com essa mesma finalidade.
• Afirmação ERRADA - "ofícios e memorandos" constituem elementos do gênero espécies documentais. A "organização e a classificação" dos documentos de uma organização devem ser feitas por "tipo documental". As correspondências recebidas e expedidas formam os arquivos correntes de um órgão. Esses documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição, parar a "organização e a classificação". Os "tipos documentais" são uma especificação do genêro espécies documentais.
  Espécie Documental: É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório, gua, requisição, relatório, e outros. 
  Tipo Documental - Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, relatório da promotoria de Justiça, guia de encaminhamento, requisição de diárias, etc.
•  
  Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as instituições possuem diversas espécies, ex.: Ofício, memorando, declaração.
• CORRESPONDENCIA, SUA CLASSIFICAÇÃO E CARACTERIZAÇÃO
  quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em interna e externa. A correspondência pode ainda ser oficial ou particular.
  Questão errada!
• O protocolo possui atividades de recebimento e expedição. São atividades distintas onde o recebimento cuida das correspondências que chegam à instituição e a expedição das que saem.
  Se são distintas as atividades como efetuar a separação suposta na questão?
  Exatamente! Não há como efetuar tal separação.
  Resposta: Errado
• Memorando é uma comunicação interna, logo nao pode ser recebida, nem expedida. Foi assim que respondi com mais facilidade.
• Correspondências:
  
  - Particular / Pública
  
  - Ostensiva / Sigilosa
  
   
• A primeira fase do protocolo corresponde à fase de RECEBIMENTO, que é quando o documento (seja que espécie for) será categorizado em OTENSIVO, SIGILOSO ou PARTICULAR. Lembrando que os documentos de cunho SIGILOSO ou PARTICULAR deverão ser encaminhados diretamente aos destinatários, enquanto os de caráter OSTENSIVO serão abertos para serem registrados e autuados, classificados e movimentados. A MOVIMENTAÇÃO do documento ocorre com a DISTRIBUIÇÃO, quando o documento deve ser despachado internamente na organização, ou com a EXPEDIÇÃO, quando o documento deve ser despachado para outros órgãos ou entidades. 
  Acredito que a questão tenha embaralhado muito os conceitos. Nada tem relação com nada nesse item, uma vez que correspondências podem ser recebidas, mas nem todas serão expedidas (para fora), porque existem as que são distribuídas (para dentro). Sem contar que correspondências não correspondem a tipo de documento, mas espécie. Exemplos de espécies documentais: ata, relatório, memorando, ofício,... 

• Resposta: Errado.

  Correspondência: É a comunicação escrita e pode será presentada sob várias formas(cartas, ofícios, memorando, entre outros).
  

  Pode ser interna ou externa; oficial ou particular; ostensiva ou sigilosa.

  Fonte: Renato Valentini

  Obs: Antes de comentar, vamos procurar colocar se a resposta está certa ou errada! =)

  
  

• As correspondências devem ser organizadas segundo critérios técnicos objetivos e padronizados, que tenham como base o código de classificação vigente na instituição.
  
  A classificação em "expedido" e "recebido", embora infelizmente muito comum nos órgãos públicos, é realizada tendo como base critérios subjetivos e pessoais, o que acaba por ocasionar perda da informação institucional, especialmente quando o "organizador" se ausenta da instituição.
  
  Gabarito: Incorreto.

• Pode ser interna ou externa; oficial ou particular; ostensiva ou sigilosa.

• Errada. O erro está em memorando, mesmo órgão.