Acerca do arquivamento de documentos, julgue o item subsequente.
De acordo com a teoria arquivística, os atos de correspondência, como os ofícios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo à classificação de "Recebidos", para os documentos encaminhados à instituição, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela instituição.
A respeito dos procedimentos administrativos, julgue o item
subsequente.
A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.
Errada. Não existe mais o termo confidencial. Thiago, isso significa que a questão está errada, não desatualizada.
Julia Blakeney, a questão está ERRADA e DESATUALIZADA.
Errada: porque correspondência particular não é registrada, ao chegar no protocolo é apenas recebida e encaminhada ao destinatário.
Desatualizada: porque não existe mais o termo confidencial.
Acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos
administrativos, julgue os itens a seguir.
Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.
Os elementos mês, ano, nº de ordem, sumário dos ofícios recebidos (data e nº de ordem), destino são campos para registro
Julgue o item seguinte considerando os procedimentos gerais
para utilização dos serviços de protocolo na administração
pública federal.
Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
Com relação à situação do servidor que trabalha no protocolo
central de um órgão da administração pública federal, onde
executa atividades de recebimento, registro e distribuição de
documentos, julgue o item seguinte, acerca dos
procedimentos adotados pelo servidor com a correspondência e
na formação de processos.
Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o instrumento de procuração.
Com relação à situação do servidor que trabalha no protocolo
central de um órgão da administração pública federal, onde
executa atividades de recebimento, registro e distribuição de
documentos, julgue o item seguinte, acerca dos
procedimentos adotados pelo servidor com a correspondência e
na formação de processos.
Ao chegar ao protocolo um documento oficial que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o servidor deverá considerar o documento como correspondência particular daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento e o encaminhará diretamente ao destinatário.
Em relação à correspondência de caráter sigiloso, assinale a alternativa correta.
Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo
em determinado órgão, e de acordo com o correto uso das técnicas
de arquivamento, julgue o item que se segue.
A correspondência ostensiva é distribuída por esse órgão sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor.
Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo e arquivo
em determinado órgão, e de acordo com o correto uso das técnicas
de arquivamento, julgue o item que se segue.
Os procedimentos adotados para a correspondência de caráter sigiloso consistem em sua classificação e encaminhamento ao destinatário.
Julgue o item sequente, referente ao protocolo e à tramitação de
documentos.
A expedição de documentos é uma atividade típica do setor de arquivos intermediários, que se responsabiliza pela saída dos documentos após o encerramento de seu trâmite interno.
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos.
Quando uma correspondência de caráter oficial é enviada a uma instituição, ela deve ser aberta, registrada e encaminhada ao destino correto, salvo quando, no envelope, houver alguma das seguintes indicações: confidencial, reservado, particular, ou indicação equivalente.
Alguns princípios devem ser observados na redação oficial. Leia as alternativas abaixo e identifique a que está em DESACORDO com estes princípios.
O endereçamento de uma correspondência para o Governador do Estado estará correto se for redigido da seguinte forma:
Na Administração Pública, o documento que contém as normas de funcionamento de determinado órgão público denomina-se:
O ofício é um texto proveniente de uma autoridade que consiste em comunicação de qualquer assunto de ordem administrativa, ou estabelecimento de uma ordem. Sobre o ofício, a única afirmativa IMPROCEDENTE é:
Quando uma autoridade se pronuncia num processo, sobre qualquer negócio, requerimento, auto ou documento, a manifestação expressa por esta autoridade constitui:
A correspondência se constitui numa parte bastante volumosa dos documentos de arquivo, podendo ser de caráter oficial ou particular. Entre as opções apresentadas a seguir, assinale aquela que não se refere a uma correspondência oficial.
Acerca do setor de protocolo, em órgãos públicos ou empresas,
julgue o item que se segue.
A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário para a realização dessa atividade.
Com relação a arquivos correntes e protocolo, julgue o
próximo item.
Se uma correspondência oficial é encaminhada para destinatário que não mais ocupa o cargo, ela deverá ser devolvida ao remetente com justificava da sua devolução.
Acerca do protocolo e de procedimentos administrativos, julgue
os itens subseqüentes.
Correspondência é toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. Quanto à sua natureza, a correspondência classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
A variedade de documentos recebidos por uma instituição pública ou privada é muito grande, exigindo, por parte do arquivista, atenção no momento de sua identificação e classificação. Dentro do gênero dos documentos escritos, a correspondência merece destaque especial, pois várias ações administrativas são desencadeadas a partir dela. A correspondência, de acordo com sua procedência e destino, pode ser classificada em
Julgue o próximo item, relativo à organização de arquivos correntes e intermediários.
As correspondências (ofícios e memorandos) devem ser organizadas em dois tipos: correspondências expedidas e correspondências recebidas.
O formato de um documento a ser arquivado se caracteriza como sendo a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Assinale, dentre as opções, a que se refere a um determinado formato de documento.
É um documento que registra, com o máximo de fidelidade, o que se passou em uma reunião, sessão pública ou privada, congresso, encontro, convenção e outros eventos, para comprovação, inclusive legal, das discussões e resoluções:
Considerando as atividades de protocolização de documentos,
julgue o item subsequente.
O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.
Considerando as atividades de protocolização de documentos,
julgue o item subsequente.
A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.
Considerando as atividades de protocolização de documentos, julgue o item subsequente.
O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.
Considerando as atividades de protocolização de documentos, julgue o item subsequente.
A correspondência contendo informação sigilosa deve ser encaminhada ao destinatário sem que se tenha conhecimento de seu teor.
Com relação às atividades de protocolo, julgue o item subsequente.
As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.
As considerações que antecedem os textos dos projetos de lei, para mostrar suas vantagens e justificar as medidas propostas, configuram a chamada
Os ofícios expedidos por ministros de Estado para autoridades de idêntica hierarquia recebem o nome de
O processo de recebimento da correspondência diária deve obedecer a três etapas:
A respeito dos documentos de arquivo, julgue os itens a seguir.
O ofício e o memorando são espécies de correspondências próprias do serviço público. As empresas privadas utilizam a carta como espécie documental de correspondência.
Com relação às atividades inerentes ao setor de protocolo, julgue os próximos itens.
É vedada a abertura dos envelopes que apresentam características oficiais associadas ao termo confidencial.
Julgue os itens, relativos a arquivologia.
Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.
Julgue os itens a seguir, referentes a gestão de documentos.
O protocolo do MI deve ser responsável pela abertura e controle da tramitação de processos, enquanto aos arquivos cabe o registro dos outros documentos (correspondências, relatórios etc.).
De acordo com a doutrina sobre o tema Gestão de Documentos, o Protocolo Geral de uma Agência deve executar as seguintes rotinas:
I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o motivo da devolução.
II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor.
III. separar a correspondência institucional da particular.
IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a correspondência particular mediatamente ao destinatário.
V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao Processamento Técnico.
É correto o que está contido em:
Sobre o assunto Distribuição e Tramitação de Correspondências, marque V para verdadeiro ou F para falso e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
( ) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto facultativos.
( ) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal em casos apropriados.
( ) A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação no sistema informatizado.
( ) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição dentro das unidades organizacionais.
( ) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-Geral seu cadastramento e tramitação.
A política arquivística brasileira, que tem no Conselho Nacional de Arquivos o seu formulador, é constituída por um corpus de leis, decretos e resoluções. Julgue os itens a seguir, que versam sobre legislação arquivística.
Toda correspondência oficial expedida deve conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, do destinatário, do assunto e da data da emissão.
Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada, o que significa que:
I. Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai imediatamente para o arquivo.
II. O arquivo é o local indicado para receber as correspondências não lidas.
III. A correspondência deve ser arquivada com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenante.
IV. Se for necessária uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de escrevê-la.
V. Toda a correspondência urgente deve ter uma resposta imediata.
VI. Deve-se adiar a resolução de assuntos pendentes, tornando-os eternamente esquecidos.
Os itens CORRETOS são:
Com relação à correspondência que chega à instituição, é da competência do Analista Técnico-Administrativo:
“Protocolar” é:
No vasto campo da ciência da informação, um dos aspectos que mais tem preocupado os profissionais da área é, sem dúvida, 0 estabelecimento de uma terminologia específica, capaz de atender a programas racionais de intercâmbio, disseminação e recuperação da informação. O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, criou uma Comissão Especial de Terminologia Arquivística brasileira. Os termos geralmente adotados pela comunidade arquivística brasileira consideram que _________________ é uma comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões-postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
Assinale a alternativa que preenche a lacuna corretamente.
Marque C , se a proposição é certo ; E, se a proposição é errado.
Correspondência oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse pessoal
de servidores de uma instituição.
Pode-se afirmar com relação às correspondências sigilosas que chegam à instituição que:
As correspondências merecem tratamento especial
por comporem uma parte considerável dos acervos
arquivísticos, uma vez que as ações administrativas são
recorrentemente desencadeadas por seu intermédio.
Ao que se refere às correspondências, analise as
afirmativas a seguir e assinale com V as verdadeiras e
com F as falsas.
( ) Quanto ao destino e à procedência, pode-se
classificar a correspondência em externa e
interna.
( ) Correspondência particular é aquela de interesse
pessoal de servidores de uma instituição.
( ) Considera-se correspondência toda e qualquer
forma de comunicação escrita, produzida e
destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem
como aquelas que se processam entre órgãos e
servidores de uma instituição.
( ) Correspondência oficial é aquela que trata de
assunto de serviço ou de interesse específico
das atividades de uma instituição e pode vir
com as indicações de confidencial, reservado,
particular ou equivalente.
Assinale a sequência CORRETA.
A comunicação administrativa compreende conteúdos relativos ao cotidiano da administração. Atende às áreas de planejamento e às estruturas técnico-normativas e objetiva orientar, atualizar e ordenar o fluxo das atividades funcionais. Com relação aos tipos de comunicação e suas partes constituintes, analise as definições I e II.
I. Descrição sumária e nominal a ser objeto de decisões e providências por meio da tramitação do processo.
II. Toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.
Qual a alternativa que nomeia adequadamente as definições I e II, nessa ordem?
Quanto ao manuseio de correspondências, é correto afirmar que
Acerca da gestão de informações e de documentos e dos métodos de arquivamento, julgue o item a seguir.
A correspondência, uma das principais espécies documentais
existentes nas instituições brasileiras, deve ser arquivada,
de acordo com a sua natureza, em ordem alfabética.
Assinale a alternativa incorreta.
À exceção dos processos, toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades é
Podemos definir Imparcialidade como:
Modalidade de comunicação oficial que têm como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos
órgãos da Administração Pública entre si e também
com particulares.
Correspondência Oficial é a comunicação entre os órgãos do serviço público ou autárquico, na troca de informações de interesse comum ou das partes. A linguagem da correspondência oficial difere da linguagem da correspondência empresarial ou comercial, não somente por seu conteúdo e finalidade, mas principalmente por obedecer aos princípios de impessoalidade, de uniformidade e de formalidade.
Assinale a alternativa CORRETA que apresenta características da correspondência oficial:
I. Ausência de impressões individuais de quem comunica.
II. Impessoalidade de quem recebe a comunicação.
III. Caráter impessoal do próprio assunto tratado.
IV. As comunicações oficiais nem sempre devem ser formais.
Estão CORRETAS:
No que diz respeito à correspondência empresarial e oficial, ao conhecimento de organização, à redação, à elaboração de parecer técnico, à elaboração de relatórios e registros, à organização de um arquivo, às técnicas e aos métodos de arquivamento, aos modelos de arquivos e tipos de pastas e ao arquivamento de registros informatizados, julgue o item a seguir.
Na elaboração de um parecer técnico, o primeiro
capítulo consiste em relatório, em que são tratados os
argumentos técnicos para viabilidade ou não de uma
proposta.
Numere as ações abaixo de acordo com as etapas subsequentes da rotina de protocolo de correspondências oficiais via malote, correios ou outros tipos de entregas.
( ) Abrir e ler as correspondências que não forem sigilosas.
( ) Carimbar o protocolo e anotar o número e a data da distribuição.
( ) Receber e separar as correspondências entre sigilosas e não sigilosas.
( ) Lançar na ficha de protocolo e encaminhar ao setor responsável.
A sequência correta dessa numeração é
Acerca das correspondências, associe as colunas, relacionando o tipo de classificação à respectiva descrição.
Tipos de classificação
1. Oficial
2. Interna
3. Externa
4. Recebida
5. Expedida
6. Particular
Descrições
( ) Correspondência mantida entre as unidades de determinada instituição pública.
( ) Aquela enviada pelas unidades de determinada instituição pública para destinatários internos ou externos.
( ) Comunicação informal mantida entre autoridades ou servidores e entre instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública.
( ) Comunicação formal mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública ou destes com outros órgãos públicos ou empresas privadas.
( ) Aquela de origem interna ou externa presente nos protocolos centrais e/ou unidades protocolizadoras de determinada instituição pública.
( ) Correspondência mantida entre as unidades de determinada instituição pública e outros órgãos da Administração Pública, entidades privadas, não governamentais ou pessoas físicas.
A sequência correta dessa associação é
Assinale a alternativa correta no que tange a correspondências.
De acordo com a norma Recepção e Expedição de Documentos e Encomendas (N/PO/006/01), os documentos de caráter particular de origem interna ou externa:
Analise os termos abaixo, relacionados a expedição de correspondências:
1. CEP é a sigla usada para o código de endereçamento postal
2. AR é sigla usada para o aviso de recebimento
3. Destinatário é a pessoa a quem se destina a correspondência
4. Malote é um serviço que permite a entrega expressa de correspondências
Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.
Analise as proposições sobre a função do agente administrativo em relação aos documentos e correspondências oficiais e coloque (V) para verdadeiro e (F) para falso. Em seguida, responda o que se pede.
( ) Registrar entrada, fazer triagem, distribuir, preencher enviar e arquivar esses documentos.
( ) Arquivar os documentos conforme procedimentos pré-estabelecidos.
( ) Conferir todo e qualquer documento que pertencer ao seu local de trabalho.
( ) Ler os documentos e correspondências dirigidos ao seu chefe para facilitar o trabalho desse.
Marque a alternativa que contém a sequência CORRETA de preenchimento dos parênteses.