-
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosa, nem particulares), deverão
ser abertos e analisados, classificados de acordo com o assunto tratado, antes
de serem encaminhados a seus destinatários.
-
Tarefas Realizadas pelo Setor de Protocolo
Muitas tarefas fazem parte do dia-a-dia do funcionário do setor de protocolo. Afinal,toda correspondência que chega à empresa passa primeiro pelas suas mãos. Assim, deve haver uma rotina para evitar problemas de atraso ou troca de destinário ou qualquer outro que venha prejudicar o andamento dos negócios. Geralmente, a rotina inclui os seguintes procedimentos:
- Receber toda a correspondência.
- Separar a correspondência oficial da particular:
- Distribuir a correspondência particular:
- Separar a correspondência de caráter ostensivo - ou seja, aquela que pode ser aberta e mostrada - daquela de caráter particular, que deve ser encaminhada a quem for destinada.
- Abrir e ler a correspondência ostensiva.
- Verificar se existem antecedentes dessa correspondência no arquivo da firma. Se houver, providenciar para que sejam agrupados. Por exemplo, mandar reunir, num só arquivo, dois documentos relativos a um mesmo processo administrativo.
- Carimbar o documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo que inclua a data e o número do protocolo). Deve-se escrever também para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando foi classificado.
- Fazer um resumo do assunto tratado no documento e finalmente encaminhar os papéis ao setor responsável por arquivá-lo.
http://www.celso.lago.nom.br/Tarefas%20Realizadas%20pelo%20Setor%20de%20Protocolo.html
-
Quanto a natureza do assunto, os documentos podem ser:
- Ostensivos: sem qualquer restrição legal de acesso
- Sigiloso: deve ter conhecimento restrito e requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
-
Feita a ABERTURA DAS CORRESPONDENCIAS OSTENSIVAS, segue a LEITURA para tomada de conhecimento e verificar se existe antecedentes.
Caso haja, faz-se a requisição dos antecedentes ao ARQUIVO, para juntada.
-
Concordo com que os sejam abertos certos envelopes que não sejam provenientes nem de correspondeência particular nem de conteúdo sigiloso ,portanto, só ostensivas podem ser abertas.
A questão, na minha opinião, está parcialmente certa. Segundo Renato Valentini, é na fase de arquivamento, especificamente, na etapa de análise, é que haverá a verificação da existência de antecedentes. Haverá aí uma leitura atenta dos documentos para classificá-los devidamente.
-
A atividade de recebimento e classificação é composta pelas seguintes tarefas:
receber a correspondência; separar as oficiais das particulares;
enviar as particulares diretamente aos seus destinatários;
separar as oficiais ostensivas das oficiais sigilosas;
enviar as oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários;
proceder a leitura e classificação das oficiais ostensivas;
enviar as oficiais ostensivas para o registro e movimentação.
A leitura da correspondência serve para previamente identificar seus metadados a serem capturados pelo sistema de controle.
Além disso, deve-se observar a existência de antecedentes, ou seja, de outros documentos e processos que estejam "circulando" na instituição e que tratem do mesmo assunto. Isso não só facilita a tomada de decisão como também a gestão de documentos em si, evitando a proliferação desnecessária e gasto de recursos.
Gabarito: Correto.
-
A atividade de recebimento e classificação é composta pelas seguintes tarefas:
receber a correspondência; separar as oficiais das particulares;
enviar as particulares diretamente aos seus destinatários;
separar as oficiais ostensivas das oficiais sigilosas;
enviar as oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários;
proceder a leitura e classificação das oficiais ostensivas;
enviar as oficiais ostensivas para o registro e movimentação.
Mayko Gomes - QC e Ponto dos Concursos
-
O cespe sempre tenta enganar com esse negócio de ostensiva. As correspondências ostensivas devem ser abertas no setor de protocolo, registradas e depois distribuídas.
Mais questão sobre o assunto:
Q136247 - IBRAM 2009
Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatários. (Gab: errado)
Q373067 - PF 2014
Documento ostensivo pode ser aberto no setor de protocolo e registrado no sistema adequado. (Gab: certo)