Questão 703798

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: MPE-PI
• Ano: 2012
• Provas: CESPE - 2012 - MPE-PI - Analista Ministerial - Documentação
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Definições / Fases da Gestão de Documentos; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Acerca da gestão de documentos, julgue os seguintes itens.

A gestão de documentos deve ser implantada em duas fases: criação e destinação de documentos.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• FASES DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
  Um programa de gestão de documentos possui fases que devem ser concebidas pelo órgão responsável pelo gerenciamento da documentação arquivística. O Arquivo Nacional, no Manual de Gestão de Documentos, estabelece três fases a saber:
  • 1ª Fase - Produção de documentos: a produção de documentos está relacionada às atividades da pessoa física ou jurídica. Esta fase é praticamente ligada na fase corrente. Desta forma, há a necessidade de gerenciar esta fase, para evitar o aumento desnecessário da documentação  arquivística e facilitar o acesso e a recuperação dos documentos. As atividades compreendidas nesta fase são:
  - Elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;
  - Controle da produção e difusão de documentos de caráter normativo;
  - Utilização de processadores de palavras e textos;
  • 2ª Fase – Utilização dos documentos: esta fase refere-se aos métodos e procedimentos arquivísticos, para garantir o fluxo da documentação de  forma permanente. Nesta fase, são aplicados a classificação, a avaliação, os procedimentos de protocolo e a elaboração de instrumentos de  recuperação da informação nas fases corrente e intermediária, como os sistemas informatizados e os bancos de dados. Desta forma, esta fase torna busca dos documentos mais rápida e eficiente.
  • 3ª Fase – Destinação dos documentos: este é o momento em que são tomadas decisões que selecionam e fixam os prazos de guarda dos  documentos e o destino final, seja a eliminação, seja o recolhimento para o arquivo permanente. Esta fase também é aplicada nas fases corrente e  intermediária.
• A resposta do colega acima está excelente, porém pra ratifica o que ele colocou: 
  
  A Questão está Errada, pois é 3 FASES: 
  
  Fases da Gestão de documentos:
  
  1-  Produção- Inclui a elaboração de formulários, implantação de sistemas de organização da informação, aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos.
  
  2- Utilização- - diz respeito ao fluxo documental. Nesta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
  
  3- Avaliaçãoou Destinação - Esta fase é tida sim como a mais complexa das 3, por desenvolver-se mediante análise e avaliação dos documentos, estabelecendo os prazos de guarda e determinando os documentos que irão para o arquivo Permanente e os que serão eliminados
• MEUS AMIGOS LEMBRE-SE DO PUD - (PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO).
• Para mim criação e produção são sinônimos. Considero a questão certa.
• Colega Juliana
  
  A questão esta errada por afirmar que são duas as fases de implantação, onde o correto seriam três ok.
  
• ERRADA,FAMOSO 3 FASES FAMOSO, PUD
  
  
  Produção
  Utilização
  Destino
  
  
  LEMBRE-SE P .U.D. PUD
  
• ERRADA
  A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas:  
           PRODUÇÃO- UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO  
  PUD  
• PUD q pariu... mais alguem pra repetir?!

• kkkkkkkkkkk boa marcelo...

• acho que todos podem tecer comentarios,mas pra falar a mesma coisa que um colega anterior ja deixou claro,ai isso é desnecessario,deixo meu comentario de forma respeitosa