Protocolo é uma das atividades de arquivo corrente, é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos, é também o nome atribuído ao numero de registro dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e expedidos. O protocolo é a ?porta de entrada? dos documentos recebidos pela empresa.
Vale lembrar que o protocolo por ser umaatividade de arquivo corrente, está no âmbito da gestão de documentos e não resume suas atribuições em apenas colocar números nos documentos ou dar a tradicional carimbada nos mesmos quando de sua entrada nas instituições.
Registro, autuação e controle da tramitação ( ou movimentação)
Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos
Autuação é colocar na capa do processo o carimbo de protocolo (número e data de entrada – de preferência no canto superior esquerdo), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades administrativas destinatárias.
A ficha de protocolo, em geral, deverá ser elaborada em 3 vias, contendo os seguintes dados: número de protocolo, data da entrada, origem, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição.
A 1a. via será arquivada em ordem numérica-cronológica (número de processo e ano de autuação), a 2ª via em ordem alfa ética (pessoa física ou jurídica) e a 3ª via em ordem alfabética pela referência / assunto.
Recomenda-se que os documentos deverão ser distribuídos às unidades administrativas destinatárias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias.
Para que o serviço responsável pelas atividades de protocolo proceda a atualização dos dados, tenha controle da movimentação dos documentos e possa prestar informações sobre localização dos mesmos, faz-se necessário que as unidades administrativas do órgão enviem, diariamente, a este serviço, as 1as vias das guias de encaminhamento utilizadas