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Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.
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Valor primário: os documentos apresentam valor administrativo ou funcional para a instituição. Em determinado momento poderão ser eliminados ou recolhidos. Pertencem a fase corrente e intermediaria.Valor secundário: os documentos apresentam valor histórico, pertencem a fase permanente onde jamais poderão ser eliminados ou destruídos
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Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico.Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído.
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Arquivos de valor secundários são os arquivos permanentes ou inativos e não podem ser eliminados.
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ERRADO
UMA VEZ RECOLHIDOS OS DOCUMENTOS DA TERCEIRA IDADE TEM VALOR SECUNDÁRIO NÃO PODENDO SER ELIMNADOS, DEVERÃO SER MANTIDOS POR TEREM VALOR HISTÓRICO E OU SECUNDÁRIO.
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Corrijam-me se eu estiver errado, mas os arquivos permanentes que não tem valor histórico, (valor cultural, informativo ou probatório) podem ser eliminados se forem convertidos em microfilmes.
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Giordano,
se foi para o arquivo permanente é porque possui valor histórico probatório ou histórico informativo e JAMAIS serão eliminados.
"A primeira e mais importante razão para justificar o uso do microfilme é a economia de espaço. Essa garantia de espaço é garantida pelo valor legal do microfilme, significando que este possui o mesmo valor do documento original em papel que serviu de base para criação, e poderá substituí-lo nos casos em que não tiver valor histórico. Em se tratando de documentos permanentes, os documentos originais não poderão ser eliminados."
Apostila VESTCON
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Se o valor é secundário (histórico), será para guarda permanente. Para eliminação do documento o mesmo não deve ter valor algum.
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A questão está errada, pois documentos de valor secundário (valor permanente) não podem ser eliminados, vejam:
Prova: CESPE - 2012 - ANATEL - Técnico Administrativo
Os documentos de valor permanente, consoante legislação, não devem ser eliminados ou alienados.
GABARITO: CERTA.
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Errado, se ganhou valor secundário, obrigatoriamente, se torna um arquivo permanente e consequentemente não poderá ser eliminando,destruído...
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Valor primário -> Fase corrente/intermediária PODEM ser eliminados
Valor secundário -> Fase permanente JAMAIS são eliminados.
ERRADO
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O valor secundário é a importância do documento para áreas outras, diferentes daquelas para as quais foi produzido inicialmente, como a cultura ou pesquisa científica.
Os documentos que possuem valor secundário jamais podem ser eliminados, devem ser preservados indefinidamente, pois este é um valor permanente.
Portanto o item está incorreto.
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Arquivos Correntes e intermediários = VALOR PRIMÁRIO
Arquivos Permanentes = VALOR SECUNDÁRIO
E os Arquivos Permamentes NÃO podem ser eliminados
Logo, a questão está errada.
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Gabarito: ERRADO
Quanto ao valor dos documentos, o processo de avaliação documental pode lhe atribuir dois valores diferentes: o valor primário e o valor secundário.
O valor primário todo documento possui (ou já possuiu, uma vez que é temporário). Ele é o valor administrativo, técnico, legal, fiscal, jurídico, etc. ou seja, é a importância que o documento possui para que a instituição realize atividades administrativas (ele é a própria razão de existir do documento), que vai reduzindo á medida que o tempo passa.
O valor secundário somente uma aparcela mínima de documentos possui. Ele é o valor que o documento possui como prova ou testemunha de fatos importantes para a História, Ciência, Cultura ou para a sociedade como um todo. É a função que o documento exerce como memória da instituição, e exatamente por isso é um valor permanente (que não reduz com o tempo).
Então, caso um documento tenha findado seu valor primário, o mesmo será eliminado SE E SOMENTE SE não possuir valor secundário; caso possua este valor, deverá ser recolhido para o arquivo permanente.
Gabarito do professor: Errado
Mayko Gomes , Professor de Arquivologia
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Valor Primário > Podem ser Eliminados
Valor Secundário > Não podem mais ser Eliminados